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       檔案信息是企業(yè)重要的文件資源，需要得到妥善保管。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，對保管環(huán)境的成本、空間、外部條件都比較高，不利于管理需要經(jīng)常借閱的檔案，對原始檔案損害也比較高。九思軟件檔案管理OA系統(tǒng)，就采用線上的檔案管理方式，解決了企業(yè)這一嚴(yán)肅問題。

       復(fù)星國際有限公司是2007年在香港聯(lián)交所主板整體上市的大型綜合類民營企業(yè)，公司業(yè)務(wù)覆蓋醫(yī)藥、房地產(chǎn)開發(fā)、鋼鐵、礦業(yè)、零售、服務(wù)業(yè)及戰(zhàn)略投資領(lǐng)域，各主要業(yè)務(wù)均長期受益于中國巨大的人口帶來的消費需求、投資需求，公司已連續(xù)數(shù)年穩(wěn)居中國企業(yè)前100強(qiáng)。

       這里九思軟件為其設(shè)計了一款檔案信息管理系統(tǒng)，推進(jìn)企業(yè)檔案信息化進(jìn)程，對這款復(fù)星OA檔案信息管理系統(tǒng)，有以下參考建議：

       檔案采集：管理員根據(jù)企業(yè)實際情況，將需要電子化的檔案通過掃描或是其他方式錄入系統(tǒng)，檔案可以進(jìn)行相關(guān)設(shè)置，如查看規(guī)則、可查閱權(quán)限、檔案密級、保存期限等。

       自動歸檔：辦公系統(tǒng)知識、公文、流程審批等文檔自動歸檔進(jìn)入檔案管理子系統(tǒng)，減少檔案管理人員壓力，讓系統(tǒng)發(fā)揮更多的自主性。

       檔案借閱：普通用戶可以對權(quán)限范圍內(nèi)的文件借閱，借閱制度由管理員自行設(shè)置，可設(shè)置相關(guān)審核條件。

       檔案查詢：檔案會進(jìn)行編號分類等設(shè)置，用戶可通過搜索名稱、編號、發(fā)布人等相關(guān)信息進(jìn)行查詢。

       借閱歷史：檔案管理員可以在OA系統(tǒng)借閱歷史模塊查看所有用戶借閱的檔案記錄，并可將借出的檔案收回。管理員在查看OA系統(tǒng)檔案借閱歷史時，可以通過借閱人和檔案名稱進(jìn)行搜索。

       通過OA檔案信息管理系統(tǒng)的實施、上線，企業(yè)經(jīng)常借閱又不需要原始文件的檔案就可以在線上進(jìn)行交流，不僅保護(hù)了原始資料，還減輕了檔案管理工作的成本與檔案維護(hù)人員的壓力，從而提高企業(yè)管理信息化水平、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。