最近在看到一些報道稱企業(yè)即時通訊軟件將替代OA，還有一些即時通訊廠商開始宣稱自己是“協(xié)同辦公. . .
最近在看到一些報道稱企業(yè)即時通訊軟件將替代OA，還有一些即時通訊廠商開始宣稱自己是“協(xié)同辦公”廠商。歷時十幾年的發(fā)展，“協(xié)同OA”軟件至今還沒有明確的定義，市面上各種類型的廠商只要在產(chǎn)品功能上跟辦公沾上邊，就號稱自己是協(xié)同OA廠商，各家廠商也都有自己的標(biāo)準(zhǔn)和概念。由于牽涉到利益和迎合使用者的熱點(diǎn)需求，這本身并沒有錯。但卻很容易企業(yè)信息部門和使用者陷入概念的引導(dǎo)中，在選型上抓不住自己的重點(diǎn)需求。
騰訊QQ的興起和強(qiáng)盛，培育了一大部分個人級市場。中國人已經(jīng)達(dá)到了人手一Q的程度，這種普及速度讓所有人都了解并熟悉即時通訊軟件的優(yōu)勢。即時通訊軟件在近幾年正成為一種企業(yè)辦公熱點(diǎn)，開始廣泛應(yīng)用于各類行業(yè)辦公人群中，很多人開始用QQ來處理各種工作內(nèi)容，用QQ與企業(yè)內(nèi)外部人員溝通交流。市場人員用QQ完成了任務(wù)分工，銷售用QQ談成了單子，實(shí)施人員用QQ完成了項(xiàng)目問題。
任何事物的發(fā)展都是一把雙刃劍。QQ在給企業(yè)帶來便利高效的同時也帶來了困擾，最大的難題就是不方便管理。QQ暢談自由，很多人開始在上班時間談起了私事，在QQ群中插科打諢，上班就是聊天，浪費(fèi)時間反而降低了工作效率。還有的員工一旦離職，個人QQ號中的所有客戶信息隨之帶走，讓企業(yè)頭痛不已。
于是，企業(yè)一聲令下，所有員工禁止使用QQ，但屢禁不止，各種在線web版，服務(wù)器版等紛紛出臺。也有的企業(yè)采用良性發(fā)展，開始采購類似如QQ的及時通訊軟件來解決此問題。騰訊RTX、微軟Microsoft Lync、IBM Lotus Sametime、互聯(lián)網(wǎng)辦公室.imo、中國移動.企業(yè)飛信等紛紛登上企業(yè)級市場的舞臺。
相對于傳統(tǒng)的電話、E-mail等通信方式來說，即時通訊不僅節(jié)省費(fèi)用，而且效率更高。例如企業(yè)的即時通訊軟件可以隨時查看各部門在線人員、溝通各分支機(jī)構(gòu)、即時傳輸文件、進(jìn)行遠(yuǎn)程視頻會議、群發(fā)手機(jī)短信等。
因此，很多即時通訊軟件廠商開始鼓吹說即時通信很有可能成為繼管理軟件后又一企業(yè)必備的辦公管理軟件，市場潛力不可忽視。 真是這樣的嗎?
筆者絲毫沒有貶低即時通訊軟件的價值和作用。不過，將即時通訊軟件與協(xié)同OA軟件畫上等號，筆者不敢茍同。
筆者認(rèn)為：即時通訊軟件只是辦公人群中的一個新興應(yīng)用，解決的是辦公人員的溝通協(xié)作問題。協(xié)作溝通工具有很多中類型，如協(xié)作區(qū)(論壇)的溝通，微博信息的溝通，流程的溝通，電話短信、即時通訊等多種形式，每一種形式都有它的優(yōu)缺點(diǎn)。
以即時通訊代表OA協(xié)作溝通是一種以偏概全的說法，以即時通訊代表OA平臺更是以偏概全。那么，如何解決好企業(yè)辦公過程中的溝通問題？可以從以下幾個方面入手：
1、 日常的新聞、公告可以通過企業(yè)門戶發(fā)布來廣而告知。
2、 單獨(dú)、小范圍的信息和文件可以通過內(nèi)部留言(流程)來傳播。
3、 個體的、獨(dú)立的的信息通過即時通訊工具來傳播。
4、 需要多人參與發(fā)表討論的話題可以通過協(xié)作區(qū)來進(jìn)行。
5、 每天、每周、每月的工作日志可以通過工作微博來傳播。
6、 重要的、迫切的獨(dú)立信息可以電話來進(jìn)行。
7、 重要的、迫切的、復(fù)雜的消息可以采用面談形式進(jìn)行。
正因如此，單一的即時通訊形式并不能全面滿足企業(yè)辦公溝通需求。企業(yè)需要構(gòu)建適合各類辦公人群的協(xié)作溝通平臺，有的放矢按照溝通需求選擇辦公工具進(jìn)行溝通，才能真正實(shí)現(xiàn)全面協(xié)同，提升工作效率。
（來源：CNET科技資訊網(wǎng) 作者：劉志剛）
