九思軟件OA公文管理系統(tǒng)，不僅可實(shí)現(xiàn)公文由形成、運(yùn)轉(zhuǎn) 、辦理、傳遞、存貯到轉(zhuǎn)換檔案或銷毀的全程化處理. . .
公文是企業(yè)處理日常下達(dá)政令政策、處理公務(wù)的辦公形式。九思軟件OA公文管理系統(tǒng)，不僅可實(shí)現(xiàn)公文由形成、運(yùn)轉(zhuǎn) 、辦理、傳遞、存貯到轉(zhuǎn)換檔案或銷毀的全程化處理，還可有效保障公文的安全性，規(guī)范公文管理，提高辦公效率。今天，我們就以陽煤集團(tuán)為例，為大家介紹下公文管理的相關(guān)功能。
陽泉煤業(yè)(集團(tuán))有限責(zé)任公司的前身為陽泉礦務(wù)局，成立于1950年1月，現(xiàn)為山西省屬五大煤炭集團(tuán)之一，由山西省人民政府國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)直接監(jiān)管。陽煤集團(tuán)是國家規(guī)劃的13個(gè)大型煤炭基地之一--晉東煤炭基地的重要組成部分，也是首批19個(gè)煤炭國家規(guī)劃之一。
九思軟件專家團(tuán)隊(duì)根據(jù)陽泉煤業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合OA公文管理的諸多優(yōu)勢(shì)，綜合分析，為陽泉煤業(yè)提出了如下OA公文管理子系統(tǒng)的規(guī)劃方案參考建議，具體如下：
公文文檔生成：根據(jù)公文的書寫規(guī)范，制作相應(yīng)文檔，并通過企業(yè)OA系統(tǒng)中針對(duì)公文的特殊處理，生成特定的公文文檔。
公文發(fā)送：根據(jù)文件審核、批示、流轉(zhuǎn)繁多的特點(diǎn)，OA公文管理系統(tǒng)采用發(fā)文列表自定義，發(fā)文流程自定義，滿足不同發(fā)文管理。通過流程綁定，靈活組織流轉(zhuǎn)批閱和并發(fā)批閱，擬稿、核稿、簽發(fā)、蓋章、發(fā)布、存檔、查詢等處理，并在流轉(zhuǎn)過程中嚴(yán)格進(jìn)行審批控制，系統(tǒng)對(duì)公文的流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行監(jiān)督，保證公文流轉(zhuǎn)各個(gè)階段的可控性。
公文發(fā)送登記：用戶將排好版的文件登記入企業(yè)OA電子公文傳輸交換系統(tǒng)中，并記錄公文要素信息。完成相關(guān)公文信息的錄入，并把待蓋章的文件上傳到服務(wù)器。蓋章加密成功，根據(jù)具體公文選擇收文單位，并可設(shè)定每一個(gè)收文單位的可打印份數(shù)進(jìn)行發(fā)送。
公文回執(zhí)管理：OA系統(tǒng)能對(duì)已經(jīng)發(fā)送的公文文件進(jìn)行跟蹤，通過回執(zhí)管理，文件發(fā)送人可以很好地掌握文件的處理狀態(tài)。如對(duì)方是否收到公文，是否已經(jīng)簽收處理并且可方便的統(tǒng)計(jì)出接收單位的簽收情況。
文公文接收管理：處理外單位向單位發(fā)送的公文，實(shí)現(xiàn)收文和發(fā)文自動(dòng)銜接，通過流程審批實(shí)現(xiàn)公文在各處室承辦后，并進(jìn)行收文歸檔，采用收文列、收文流程、收文報(bào)表等自定義的管理，可以添加收文，以及分發(fā)，設(shè)置好流程后，按添加收文即可發(fā)起收文流程。
公文到達(dá)后，收文登記人選擇公文類別，登記公文，送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核、復(fù)核等工作，然后由辦公室進(jìn)行發(fā)文登記、編號(hào)、套頭、蓋章，并進(jìn)行文件的發(fā)放等工作，最后由公文管理員對(duì)辦結(jié)公文進(jìn)行歸檔。對(duì)于不符合要求的來文，可以進(jìn)行退文處理。
公文檔案管理系統(tǒng)：包括對(duì)電子文件、電子檔案及實(shí)體檔案、單位來文和發(fā)文進(jìn)行統(tǒng)一管理，老舊檔案管理的歷史數(shù)據(jù)歸檔文件數(shù)字化等，便于文件的跟蹤、查詢、管理。
通過陽泉煤業(yè)OA公文管理子系統(tǒng)平臺(tái)的打造，可助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)公文電子收發(fā)和歸檔管理，解決公文傳遞慢，信息不及時(shí)、不同步，不易于查閱等問題，并實(shí)現(xiàn)收/發(fā)文管理的自動(dòng)化管理，靈活設(shè)定公文流程，自動(dòng)進(jìn)行流程跟蹤、催辦、查辦，歸類存檔和檢索。
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