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       公文是企業(yè)處理日常下達政令政策、處理公務(wù)尤為常見的辦公形式。由于公文的特殊性，其管理、處置過程也就顯得尤為重要。公文管理OA系統(tǒng)，不僅可實現(xiàn)公文由形成、運轉(zhuǎn) 、辦理、傳遞、存儲到轉(zhuǎn)換檔案或銷毀的全程化處理，還可有效保障公文的安全性，規(guī)范公文管理，提高辦公效率。

       今天，我們將以九思軟件專家團隊根據(jù)夏新電子發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合OA公文管理的諸多優(yōu)勢之后，為其提出的OA公文管理子系統(tǒng)規(guī)劃方案參考為例，給大家展示公文管理子系統(tǒng)的諸多功能。

       在進行具體方案開始之前，我們首先對夏新電子做一個簡單介紹，夏新電子是由成立于1981年8月的原廈新電子有限公司發(fā)展而來，是廈門市第一家中外合資企業(yè)，1997年5月，由廈新電子有限公司為主要發(fā)起人發(fā)起設(shè)立廈門廈新電子股份有限公司(夏新電子股份有限公司前身)。同年6月4日，“廈新電子”股票在上海證券交易所掛牌上市(2003年8月5日起更名為“夏新電子”)。公司總資產(chǎn)31.8億元人民幣，2002年實現(xiàn)銷售收入45億元人民幣，凈利潤6億元人民幣。九思所提出夏新OA公文管理子系統(tǒng)規(guī)劃建設(shè)解決方案具體參考建議如下： 

       公文文檔生成：根據(jù)公文的書寫規(guī)范，制作相應(yīng)文檔，并通過企業(yè)OA系統(tǒng)中針對公文的特殊處理，生成特定的公文文檔。

       公文發(fā)送：根據(jù)文件審核、批示、流轉(zhuǎn)繁多的特點，OA公文管理系統(tǒng)采用發(fā)文列表自定義，發(fā)文流程自定義，滿足不同發(fā)文管理。通過流程綁定，靈活組織流轉(zhuǎn)批閱和并發(fā)批閱，擬稿、核稿、簽發(fā)、蓋章、發(fā)布、存檔、查詢等處理，并在流轉(zhuǎn)過程中嚴格進行審批控制，系統(tǒng)對公文的流轉(zhuǎn)過程進行監(jiān)督，保證公文流轉(zhuǎn)各個階段的可控性。

       公文發(fā)送登記：用戶將排好版的文件登記入企業(yè)OA電子公文傳輸交換系統(tǒng)中，并記錄公文要素信息。完成相關(guān)公文信息的錄入，并把待蓋章的文件上傳到服務(wù)器。蓋章加密成功，根據(jù)具體公文選擇收文單位，并可設(shè)定每一個收文單位的可打印份數(shù)進行發(fā)送。

       公文回執(zhí)管理：OA系統(tǒng)能對已經(jīng)發(fā)送的公文文件進行跟蹤，通過回執(zhí)管理，文件發(fā)送人可以很好地掌握文件的處理狀態(tài)。

       文公文接收管理：處理外單位向單位發(fā)送的公文，實現(xiàn)收文和發(fā)文自動銜接，通過流程審批實現(xiàn)公文在各處室承辦后，并進行收文歸檔，采用收文列、收文流程、收文報表等自定義的管理，可以添加收文，以及分發(fā)，設(shè)置好流程后，按添加收文即可發(fā)起收文流程。

       公文到達后，收文登記人選擇公文類別，登記公文，送交相關(guān)領(lǐng)導進行審核、復核等工作，然后由辦公室進行發(fā)文登記、編號、套頭、蓋章，并進行文件的發(fā)放等工作，最后由公文管理員對辦結(jié)公文進行歸檔。對于不符合要求的來文，可以進行退文處理。

       公文檔案管理系統(tǒng)：包括對電子文件、電子檔案及實體檔案、單位來文和發(fā)文進行統(tǒng)一管理，老舊檔案管理的歷史數(shù)據(jù)歸檔文件數(shù)字化等，便于文件的跟蹤、查詢、管理。

       夏新電子OA公文管理子系統(tǒng)平臺，可助力企業(yè)實現(xiàn)公文電子收發(fā)和歸檔管理，解決公文傳遞慢，信息不及時、不同步，不易于查閱等問題，并實現(xiàn)收/發(fā)文管理的自動化管理，靈活設(shè)定公文流程，自動進行流程跟蹤、催辦、查辦，歸類存檔和檢索，從而使企業(yè)公文管理更科學規(guī)范。