OA辦公系統(tǒng)在現(xiàn)代企事業(yè)單位的信息化建設(shè)中扮演著非常重要的作用。其各功能模塊在幫助企業(yè)構(gòu)建完善的信息. . .
OA辦公系統(tǒng)在現(xiàn)代企事業(yè)單位的信息化建設(shè)中扮演著非常重要的作用。其各功能模塊在幫助企業(yè)構(gòu)建完善的信息化流程，規(guī)范企業(yè)管理制度落地，提升企業(yè)辦公效能的同時，更是為企業(yè)的信息化建設(shè)奠定了有力基礎(chǔ)。
公文管理系統(tǒng)是OA系統(tǒng)的一項重要的辦公模塊，它能夠以電子化的方式實現(xiàn)公文收發(fā)、交換和存檔，提升企業(yè)辦公效率，除此之外還能實現(xiàn)辦公流程簡化，從而加快公文流轉(zhuǎn)、審批效率。今天，九思軟件就以“公文管理”模塊為例，通過一項規(guī)劃解決方案的設(shè)計來為您詳解OA系統(tǒng)是如何提升企業(yè)辦公效率，強化管理的。
（企業(yè)介紹）絲寶集團(C-BONS GROUP)是香港實業(yè)家梁亮勝先生在香港注冊的國際性集團公司，在中國、日本、加拿大、法國、意大利等國家擁有多家分支機構(gòu)，絲寶集團中國總部位于湖北省武漢市。
九思OA專家團隊根據(jù)絲寶集團發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合OA系統(tǒng)實施于企業(yè)公文管理的諸多優(yōu)勢，綜合分析，為其提出如下OA公文管理子系統(tǒng)規(guī)劃方案參考建議：
公文文檔生成：根據(jù)公文的書寫規(guī)范，制作相應(yīng)文檔，并通過企業(yè)OA系統(tǒng)中針對公文的特殊處理，生成特定的公文文檔。
公文發(fā)送：根據(jù)文件審核、批示、流轉(zhuǎn)繁多的特點，OA公文管理系統(tǒng)采用發(fā)文列表自定義，發(fā)文流程自定義，滿足不同發(fā)文管理。通過流程綁定，靈活組織流轉(zhuǎn)批閱和并發(fā)批閱，擬稿、核稿、簽發(fā)、蓋章、發(fā)布、存檔、查詢等處理。
公文發(fā)送登記：用戶將排好版的文件登記入企業(yè)OA電子公文傳輸交換系統(tǒng)中，并記錄公文要素信息。完成相關(guān)公文信息的錄入，并把待蓋章的文件上傳到服務(wù)器。蓋章加密成功，根據(jù)具體公文選擇收文單位，并可設(shè)定每一個收文單位的可打印份數(shù)進行發(fā)送。
公文回執(zhí)管理：OA系統(tǒng)能對已經(jīng)發(fā)送的公文文件進行跟蹤，通過回執(zhí)管理，文件發(fā)送人可以很好地掌握文件的處理狀態(tài)。如對方是否收到公文，是否已經(jīng)簽收處理并且可方便的統(tǒng)計出接收單位的簽收情況。
文公文接收管理：處理外單位向單位發(fā)送的公文，實現(xiàn)收文和發(fā)文自動銜接，通過流程審批實現(xiàn)公文在各處室承辦后，并進行收文歸檔，采用收文列、收文流程、收文報表等自定義的管理，可以添加收文，以及分發(fā)，設(shè)置好流程后，按添加收文即可發(fā)起收文流程。
公文檔案管理系統(tǒng)：包括對電子文件、電子檔案及實體檔案、單位來文和發(fā)文進行統(tǒng)一管理，老舊檔案管理的歷史數(shù)據(jù)歸檔文件數(shù)字化等，便于文件的跟蹤、查詢、管理。
九思OA公文管理子系統(tǒng)的搭建，可以保障絲寶集團的收發(fā)文規(guī)范、高效流轉(zhuǎn)，當企業(yè)實現(xiàn)核稿、審稿、簽發(fā)和辦文的規(guī)范操作并確保公文高效執(zhí)行的同時，也能幫助用戶從傳統(tǒng)繁瑣的公文收發(fā)事務(wù)中解放出來。
OA系統(tǒng)于現(xiàn)代企業(yè)信息建設(shè)的意義在于，它不僅可為企業(yè)建立起一套健全的組織管理體系，確保企業(yè)各項辦公管理制度的落地，提升企業(yè)協(xié)作溝通效率，提高企業(yè)執(zhí)行力落地，還可有效解決諸多企業(yè)面臨的執(zhí)行力下降、管理僵化等問題的同時，有效減少人力資源消耗，實現(xiàn)企業(yè)資源的合理配置。
