全面剖析OA系統(tǒng)的豆腐渣工程五大成因
上世紀八十年代后期，IBM把群件的概念引入中國，啟動了中國OA系統(tǒng)建設(shè)的歷程；2001年，新浪創(chuàng)始人王志東在國內(nèi)率先舉起協(xié)同軟件的大旗后，眾多老牌廠商如微軟、九思軟件（m.xtdgjx.com）、東軟股份等搖旗吶喊，成百上千的OA系統(tǒng)公司緊隨其后，加大力度培育市場，迄今為止市場上交付的OA系統(tǒng)預估已經(jīng)超過20萬套，然而不幸的是，很多客戶OA系統(tǒng)的建設(shè)一而再、再而三的推翻重來，高達70%的失敗率讓客戶在OA系統(tǒng)的建設(shè)中深受其害，CIO一茬接一茬的替換，但是有多少普通用戶和領(lǐng)導用戶的精力可以重來？
為了拯救那些在OA系統(tǒng)規(guī)劃、選型、實施和應用過程中，苦苦求索的信息主管和CIO們，抵防更多的無辜的用戶跌入信息化陷阱，本文旨在從OA系統(tǒng)的豆腐渣工程成因著手分析，找到那些失敗的幕后原因，還給大家OA系統(tǒng)建設(shè)的勇氣和信心。
成因一：缺乏長期規(guī)劃
CIO一般有當前的項目規(guī)劃，而無長期戰(zhàn)略規(guī)劃，為項目的早夭埋下了伏筆。
從長遠來看，隨著OA系統(tǒng)的深入應用，用戶數(shù)和信息量會大幅攀升，安全級別要求也越來越高，組織管理架構(gòu)也越來越復雜，因此可能涉及到支撐環(huán)境的變化，比方說服務器負載均衡、操作系統(tǒng)從windows切換到linux、數(shù)據(jù)庫從mysql遷移到oracle等等，此時，如果CIO過去選型時錯誤的選擇了非JAVA路線，系統(tǒng)的生命力就會到此為止，不得不重構(gòu)。
總體來看，JAVA已經(jīng)成為高端產(chǎn)品的不二選擇，從調(diào)研來看，九思軟件（m.xtdgjx.com）、中軟股份等高端廠商，選擇的都是JAVA路線，很多10年前的超大型客戶都已經(jīng)紛紛放棄了Domino，而.NET只有貪圖價廉的中小民營企業(yè)還在嘗試，而PHP已經(jīng)成為殘羹冷炙、無人問津。
當然長期規(guī)劃，除了在技術(shù)路線上要重視，還要重視系統(tǒng)在集成方面的開源性、集成機制，重視OA系統(tǒng)本身的功能擴展是否可以免代碼搭建等。
成因二：需求貪大求全
絕大多數(shù)的協(xié)同OA系統(tǒng)的需求，都是發(fā)問卷給各部門采集需求，然后再把各家廠商的產(chǎn)品功能堆積而得來的，以這種簡單的做加法的形式采集需求，造就了過去20年里中國幾乎所有的OA系統(tǒng)都在走項目化！
要知道，組織的戰(zhàn)略、結(jié)構(gòu)、職能、流程、表單、權(quán)限 ，時刻都處于變化中，如同人不能踏入同一條河流一樣，再多次的需求會議，也無法將需求定格、無法將需求窮盡，伴隨著系統(tǒng)的深入應用，變化來臨時，將無所適從。
協(xié)同OA系統(tǒng)作為一種基礎(chǔ)管理工具，它既是科學的載體，也是藝術(shù)的結(jié)晶。其應用價值的核心體現(xiàn)，不是在雜七雜八的各種個性化小需求上，而是體現(xiàn)在靈活易變但卻混亂中體現(xiàn)秩序的工作流程管理上，也就是說如果工作流程管理模塊用的好，那么項目基本就實現(xiàn)了80%的成功；而其他80%的功能用的再好，最終給企業(yè)帶來的價值不會超過20%。因此放棄那些個性化的、低頻率的功能需求，重點考察“工作流引擎”的狀況，成為系統(tǒng)成功的關(guān)鍵功能點。
另外值得提醒的是，每個功能點的開發(fā)，不只是涉及到編碼成本，還將涉及到培訓、推廣、管理、維護和升級，所有個性化的部分都可能破壞掉系統(tǒng)的整體性、擴展性和可升級性。
當然，還有一批CIO看著別人的協(xié)同OA產(chǎn)品還湊合拿來就用。如果你也是這樣整理需求的，那簡直就是自殺，這種看上去合乎邏輯的需求成型方式里面卻埋藏著失敗的種子；
還有，如果你堅信自己采集的需求是一種客觀的需求，是必須被100%滿足的需求，你就離失敗不遠了。因為OA系統(tǒng)不是生活消費品，而是管理沉淀，其中涉及到管理理論、技術(shù)創(chuàng)新和大量客戶管理實踐的提煉。
最后，企業(yè)CIO要提醒各部門放下本位主義先找到組織內(nèi)的共性需求，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。我們先后研究了協(xié)同OA系統(tǒng)的領(lǐng)導廠商，如九思軟件（m.xtdgjx.com）、中軟股份等，仔細評估了他們在工作流技術(shù)和協(xié)同工作方面技術(shù)突破，發(fā)現(xiàn)純B/S圖形化流程編輯器，已經(jīng)可以幫助客戶在關(guān)鍵需求的實現(xiàn)上提供幫助。
成因三：實施急功近利
如果你認為做軟件只要會編程就能做，那你可就大錯特錯了!寫程序是鄰居家的高中男孩就能干的事情。
軟件是包含責任關(guān)系的商品，需要復雜的支撐體系。軟件業(yè)已經(jīng)發(fā)展到工程學的水平，擁有嚴格的環(huán)節(jié)分工和檢驗標準。
從需求開始，有專業(yè)的人員進行需求的采集、提煉、評估，形成應用的“概念設(shè)計”；經(jīng)過評審后，技術(shù)高手會充分考慮諸多因素后提出“構(gòu)架設(shè)計”，評審后才會到開發(fā)部形成“應用設(shè)計”，評審后才會有“代碼開發(fā)”，然后是“功能測試”，最后才能交給你。這期間，所有的環(huán)節(jié)都應該是最優(yōu)秀的人力資源在保障質(zhì)量，所以你千萬不要指望找到一個非常廉價還百依百順的供應商，根據(jù)你的指令快速而完美地幫你達成目標。
因此組建項目組、詳細研討項目計劃、按照科學的實施方法論逐步推動變的很重要。
成因四：片面追求新技術(shù)
對新技術(shù)的片面性追求常常導致項目成為了項目負責人(特別是CIO)自娛自樂的畸形產(chǎn)物。探索的精神無可厚非，但是畢竟嘗試性的技術(shù)探索對于組織應用所期望的穩(wěn)定性、實用性而言是高風險和高成本的。
技術(shù)先進性的價值不在于先進本身，而在于先進對擴展性、性能、安全性、集成性、易用性。
以高端廠商面目出現(xiàn)的九思軟件（m.xtdgjx.com）,無論是協(xié)同OA系統(tǒng)的易用性或協(xié)同OA系統(tǒng)擴展功能上面具有顯著的成效。作為“集團化協(xié)同辦公系統(tǒng)最佳產(chǎn)品獎”獲得者的九思軟件，其iThink協(xié)同管理軟件提供一個可靈活擴展的框架結(jié)構(gòu)，部署了大量構(gòu)件、采用JAVA語言編寫、以多維門戶形式展現(xiàn)，系統(tǒng)支持各種部署模式、各種操作系統(tǒng)、各種數(shù)據(jù)庫和中間件，并具備完備的配置體系、接口體系和插件體系。由于J2EE的開放性，iThink支持各種服務器、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件和應用軟件。
我們相信CIO對于協(xié)同OA軟件的評估側(cè)重應用和技術(shù)是理性的，但我們也同時注意到，CIO對于推動組織建立新型工作行為模式的艱巨性和挑戰(zhàn)性的重視程度不夠，常在對未來技術(shù)應用發(fā)展趨勢的無限可能性的冥思苦想中忽略了組織與協(xié)調(diào)成本，導致系統(tǒng)實施成為踏入泥潭的第一步。
成因五：實施缺乏導向
實施被不少CIO理解為軟件開放、安裝調(diào)試、培訓、測試、上線這一類的事務，但我們認為這不是實施，至少實施的目標錯了，不是結(jié)束一個軟件的部署過程，而是在這個過程中達成管理提升的目的。如果前面所說的工作是必需的過程，那么達成管理目標才是實施的結(jié)果。遺憾的是，極少有CIO在實施計劃中明確地提出管理提升目標，最高的層次也就是具體枝節(jié)需求的滿足。最理想的結(jié)果也就是安裝了一套對大家沒有價值感受的軟件!
