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　　提高工作效率同創(chuàng)新一樣是企業(yè)管理的永恒主題，員工工作效率對(duì)企業(yè)效益起決定作用。著名企管專家譚小芳曾說(shuō)過(guò)：“要想打造一流的企業(yè)，員工必須要有一流的工作效率?！毙实拖聦⒆罱K成為制約企業(yè)發(fā)展的致命軟肋!對(duì)于大企業(yè)而言，員工間的相互溝通和協(xié)同辦公對(duì)工作效率有著極大影響，特別是擁有2萬(wàn)多員工，在全球多個(gè)國(guó)家和地區(qū)擁有分支機(jī)構(gòu)的聯(lián)想集團(tuán)，員工之間的協(xié)同辦公尤顯重要。

　　2004年，聯(lián)想成功收購(gòu)IBM個(gè)人電腦事業(yè)部，一躍成為全球第三大PC制造商。之后聯(lián)想高速發(fā)展，超越戴爾和惠普，成為了營(yíng)業(yè)額達(dá)340億美元的全球第一大個(gè)人電腦廠商，也是PC+產(chǎn)品領(lǐng)域新晉領(lǐng)導(dǎo)廠商。也正是因?yàn)檫@次收購(gòu)，聯(lián)想的辦公平臺(tái)完全基于IBM的Notes、FileNet、Sametime等平臺(tái)。

　　伴隨聯(lián)想的快速擴(kuò)張，員工數(shù)量越來(lái)越多，對(duì)于溝通和協(xié)同辦公的需求也越來(lái)越大。IBM辦公平臺(tái)雖然能夠基本滿足聯(lián)想員工的日常工作需求，但是其每年17%的使用費(fèi)讓聯(lián)想全球服務(wù)高級(jí)副總裁張坤生頗為心疼——即使對(duì)于聯(lián)想集團(tuán)而言，每年17%的使用費(fèi)也是一筆昂貴的費(fèi)用。而且聯(lián)想員工人數(shù)在迅速增加，這筆費(fèi)用也在快速增長(zhǎng)。張坤生迫切希望找到一個(gè)更加先進(jìn)，擁有更高性價(jià)比的辦公平臺(tái)，能夠在保障甚至提高員工辦公效率的同時(shí)，節(jié)省支出成本。

　　在綜合對(duì)比了多個(gè)辦公平臺(tái)后，張坤生選中了微軟的Exchange/Outlook、Lync、SharePoint三大應(yīng)用服務(wù)。因?yàn)镺utlook擁有最廣泛的用戶基礎(chǔ)，對(duì)于很多新員工而言，完全無(wú)需學(xué)習(xí)，就可以直接使用。而且Outlook是最成熟的郵件系統(tǒng)之一，擁有很強(qiáng)的易用性，老員工通過(guò)簡(jiǎn)單的學(xué)習(xí)，也可以很快的熟悉和使用。而Lync是一款非常優(yōu)秀的內(nèi)部溝通及會(huì)議系統(tǒng)，功能豐富，包括即時(shí)消息、應(yīng)用分享、音頻、視頻、PPT、白板、投票、預(yù)約及日程、錄制、筆記功能等。更為重要的是，相比傳統(tǒng)電話會(huì)議和Sametime，Lync能夠極大節(jié)省費(fèi)用。SharePoint則能夠幫助聯(lián)想員工開發(fā)智能門戶站點(diǎn)，這個(gè)站點(diǎn)能夠無(wú)縫連接到用戶、團(tuán)隊(duì)和知識(shí)。員工能夠更好地利用業(yè)務(wù)流程中的相關(guān)信息，更有效地開展工作。

　　2012年5月，在張坤生的推動(dòng)下，旨在提升員工協(xié)同辦公效率的NEW (Next-Generation End-User Workplace)項(xiàng)目正式在聯(lián)想啟動(dòng)。該項(xiàng)目分為三個(gè)階段，第一階段是Hello Outlook，主要將聯(lián)想郵件平臺(tái)從IBM Lotus Notes遷移到微軟Exchange/Outlook， 提升郵件服務(wù)的便捷性、易用性，同時(shí)使用Lync替代原Sametime以滿足員工即時(shí)消息溝通需求。第二階段為Hello Unity，在Lync基礎(chǔ)上建立起集成語(yǔ)音、會(huì)議、視頻的統(tǒng)一溝通平臺(tái)以滿足員工更多的溝通需求。第三階段為Hello Collaboration，基于SharePoint建立起一個(gè)虛擬的全球化辦公協(xié)作平臺(tái)以滿足員工日益迫切的協(xié)作需求，它包括個(gè)人門戶、團(tuán)隊(duì)網(wǎng)站、信息搜索及與outlook、Lync更加緊密的集成。

　　Outlook：更便捷、易用的郵件平臺(tái)

　　在Outlook系統(tǒng)建成后，張坤生遇到的最大問(wèn)題是如何讓員工用起來(lái)，畢竟聯(lián)想的老員工一直以來(lái)都在用Lotus Notes，而改變用戶使用習(xí)慣是最困難的。為了讓員工使用新平臺(tái)，張坤生動(dòng)用了所有資源?！白铋_始是鼓勵(lì)大家使用，一段時(shí)間后通過(guò)行政命令要求大家使用，過(guò)渡期后是關(guān)閉老賬號(hào)直接切換。值得欣慰的是，我們的這些政策取得了很好的效果?！?張坤生笑言。

　　其實(shí)，除了各種政策的作用，Outlook這個(gè)成熟的平臺(tái)也讓張坤生省心不少。該平臺(tái)有很強(qiáng)的易用性，員工只需要簡(jiǎn)單的學(xué)習(xí)，即可快速上手。而且Outlook擁有非常廣泛的用戶基礎(chǔ)，絕大部分聯(lián)想的新員工都非常熟悉和歡迎Outlook。此外，Outlook與Word、Excel及PowerPoint軟件無(wú)縫連接性，以及超強(qiáng)的穩(wěn)定性和超快的速度也贏得了很多員工的好感。

　　Lync：更先進(jìn)、更高性價(jià)比的會(huì)議平臺(tái)

　　如果說(shuō)Outlook改變了員工的郵件使用習(xí)慣，Lync可以說(shuō)完全改變了電話會(huì)議的形式。此前，聯(lián)想員工使用最多的是傳統(tǒng)電話會(huì)議，聯(lián)想集團(tuán)一年在電話會(huì)議上的支出就高達(dá)1100萬(wàn)美元。除了昂貴的費(fèi)用外，電話會(huì)議還存在諸多不方便的地方。傳統(tǒng)電話會(huì)議需要接通電話才能開會(huì)，參會(huì)者必須拿著電話或者帶著耳機(jī)才能實(shí)現(xiàn)溝通，而電話會(huì)議討論的一般都是方案和課題，這就要求參會(huì)者在開會(huì)的同時(shí)使用電腦，一邊打電話一邊用電腦將給參會(huì)者造成極大的麻煩。

　　而基于Lync建立起的集成語(yǔ)音、會(huì)議、視頻的統(tǒng)一溝通平臺(tái)落成后，員工可以直接通過(guò)電腦開啟電話會(huì)議。現(xiàn)在，在聯(lián)想集團(tuán)隨處可見(jiàn)這樣的情景：某員工通過(guò)Lync和外地同事討論方案，電腦屏幕上顯示著他們正在討論的方案，他們不用帶著耳機(jī)，不用拿著手機(jī)，甚至可以站起來(lái)走幾步，想想思路，溝通效果已經(jīng)和現(xiàn)實(shí)近距離溝通沒(méi)有太大區(qū)別。

　　除了傳統(tǒng)的電話會(huì)議功能外，Lync還有更加先進(jìn)的功能。比如即時(shí)動(dòng)態(tài)功能，用戶可以隨時(shí)升級(jí)狀態(tài)并顯示到聯(lián)系人列表上，讓對(duì)方一眼就能知道自己是在座位上，還是外出亦或是正在忙一件不能被打斷的工作;語(yǔ)音郵件轉(zhuǎn)換功能，語(yǔ)音郵件可以進(jìn)行實(shí)時(shí)錄制并同步轉(zhuǎn)換成文本;整合地理位置服務(wù)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)檢測(cè)子網(wǎng)絡(luò)并判斷出用戶所處的地理位置，用戶也可自定義位置等等。

　　除了Lync的強(qiáng)悍功能，張坤生看中的還有它那極高的性價(jià)比。他透露：“Lync新功能自1月份全球上線以來(lái)，目前每月的會(huì)議使用量達(dá)240萬(wàn)分鐘，每月能夠?yàn)楣竟?jié)省很大一筆費(fèi)用，而且這個(gè)數(shù)字正在隨著用戶接受度的提高不斷攀升。”就在前不久，張坤生還在自己的微博上給Lync點(diǎn)了一個(gè)贊：“不得不給Lync點(diǎn)個(gè)贊，因?yàn)樗_實(shí)很方便，很好用，還很便宜?！?/FONT>