顯然，面向黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的公文管理成為高端OA的關(guān)鍵應(yīng)用，如何利用OA公文管理，幫助企事業(yè)單位. . .
公文自古以來(lái)定義甚多。取其共識(shí)，公文是各級(jí)各類(lèi)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在處理公務(wù)活動(dòng)中有著特定的效能和廣泛的用途的文書(shū)。無(wú)論是國(guó)家行政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)，還是一般性質(zhì)企業(yè)，公文的分類(lèi)都是細(xì)化而多雜的，而且往往一份公文須經(jīng)多層部門(mén)蓋章方能生效，如此看來(lái)單憑人工進(jìn)行公文的撰寫(xiě)、傳送、處理無(wú)疑將產(chǎn)生巨大的工作量，時(shí)間成本、人工成本、物質(zhì)成本都是不可估量的。
如果現(xiàn)在有這么一款OA辦公系統(tǒng)，配備公文管理模塊，充當(dāng)盡職盡責(zé)的全能“文秘”，能夠?qū)崿F(xiàn)企事業(yè)單位公文的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、申請(qǐng)、批復(fù)、查辦、歸檔，使得公文在特定群體間定向傳輸、全方位整合，讓用戶(hù)從繁雜的公文中解放出來(lái)，輕輕松松掌控公文流轉(zhuǎn)節(jié)奏，大大提高組織運(yùn)行效率及公務(wù)處理質(zhì)量，是否解決了長(zhǎng)期困擾組織和企業(yè)的公文傳遞慢，信息不及時(shí)、不同步，不易于查閱等多種老大難問(wèn)題呢？
顯然，面向黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的公文管理成為高端OA的關(guān)鍵應(yīng)用，如何利用OA公文管理，幫助企事業(yè)單位構(gòu)建更為規(guī)范、高效的處理公文成為各大OA廠商競(jìng)相追逐的目標(biāo)。作為國(guó)營(yíng)企業(yè)和政府機(jī)關(guān)，擁有完美的公文管理功能成為甄選OA辦公系統(tǒng)的主要依據(jù)。接下來(lái)我們以定位高端， “中國(guó)高端協(xié)同辦公系統(tǒng)第一品牌”九思軟件（m.xtdgjx.com）來(lái)介紹下OA公文管理解決方案。
1、規(guī)范高效 契合用戶(hù)公文管理習(xí)慣
我們了解到，通過(guò)九思OA公文管理，能夠輕松實(shí)現(xiàn)收文管理和發(fā)文管理的自動(dòng)化，功能包括我的收文、發(fā)文擬稿、發(fā)文草稿、發(fā)文查閱、發(fā)文設(shè)置、簽收公文、收文查閱、收文設(shè)置等，并且公文的正文支持修改留痕、手寫(xiě)簽名、套紅頭、簽章等各種應(yīng)用。
可靈活設(shè)定公文流程，自動(dòng)進(jìn)行流程跟蹤、催辦、查辦，并可歸類(lèi)存檔和檢索，其應(yīng)用架構(gòu)圖如下：
九思OA公文管理解決方案，采用在線(xiàn)office編輯正文，完全適應(yīng)客戶(hù)操作習(xí)慣。OA系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定好各種公文的規(guī)范格式模板，用戶(hù)只需完成最后工序，選擇需要的公文類(lèi)型，在劃定好的模塊中填空即可，省略行政行為中不必要的繁雜工序，讓在字體、行距、標(biāo)點(diǎn)、字號(hào)、邊距間疲于奔波的行政人員得以解脫。除此之外，考慮到落地用戶(hù)價(jià)值，系統(tǒng)公文中涉及的公文要素完全支持自定義，包括發(fā)文稿紙、紅頭模板、文號(hào)、流程、機(jī)關(guān)待字、主題詞等。
九思OA收文流程支持完全自定義，擁有收文特定權(quán)限。同時(shí)系統(tǒng)支持收發(fā)文的互相轉(zhuǎn)換，收文過(guò)程可以轉(zhuǎn)發(fā)文，發(fā)文可以轉(zhuǎn)收文，極大程度方便用戶(hù)，并可以跟蹤發(fā)文轉(zhuǎn)收文后的辦理進(jìn)展等。此外，系統(tǒng)在收發(fā)文的辦理過(guò)程中提供了短信、即時(shí)通訊等多種手段提醒下一辦理人，并可以通過(guò)短信方式提醒所有收文用戶(hù)并能夠跟蹤用戶(hù)的收文情況。
電子簽章:數(shù)字證書(shū)管理，實(shí)現(xiàn)公文簽發(fā)，批辦等流程辦理，安全唯一
眾所周知，為了組織嚴(yán)密性，每個(gè)企業(yè)或組織的公章都有專(zhuān)人把持，不會(huì)輕易移交。如此以來(lái)便衍生出許多企業(yè)或多或少碰到過(guò)的窘境：一旦這個(gè)人因公出差等原因不在崗位，所有涉及到蓋章的事務(wù)便都被擱置下來(lái)，嚴(yán)重妨礙到日常辦公。而通過(guò)OA公文管理的電子簽章功能，領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)隨地登陸企業(yè)OA系統(tǒng)便能實(shí)現(xiàn)公文的審查與簽發(fā)，從而保證了公文簽發(fā)的唯一性與異地辦公的高效性。
2、高端OA技術(shù) 公文流轉(zhuǎn)靈活處理
作為專(zhuān)注高端OA市場(chǎng)的九思軟件，在OA技術(shù)上亦實(shí)現(xiàn)了重大突破，率先研發(fā)采用純B/S圖形化流程編輯器。在OA公文管理上完全可以調(diào)用工作流引擎，通過(guò)純B/S方式的WEB圖形化流程編輯器工具，拖拖拽拽，所見(jiàn)即所得的畫(huà)出流程圖, 實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)的自定義。遇到組織結(jié)構(gòu)、工作內(nèi)容的調(diào)整，用戶(hù)自己動(dòng)手即可獨(dú)立實(shí)現(xiàn)公文流程節(jié)點(diǎn)走向和權(quán)限控制的優(yōu)化。
痕跡保留：正文內(nèi)容修改實(shí)現(xiàn)痕跡保留。
公文審批過(guò)程中需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核、修訂，九思OA公文管理可以實(shí)現(xiàn)全程的痕跡保真，提供全面的鍵盤(pán)批注和手寫(xiě)批注的痕跡保留，在進(jìn)行修改文字時(shí)的全痕跡保留，包括鍵盤(pán)修改和手寫(xiě)修改的痕跡保留。處理過(guò)的流程節(jié)點(diǎn)會(huì)以不同的顏色標(biāo)識(shí)、以流程日志的方式顯示每個(gè)節(jié)點(diǎn)接收和處理的時(shí)間。
除此之外，九思OA公文管理提供歸檔接口，支持與文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接和直接歸檔，實(shí)現(xiàn)公文歸入檔案系統(tǒng)。對(duì)于組織來(lái)講，老舊檔案是它可視化的歷史，是供新人查閱、學(xué)習(xí)與借鑒的經(jīng)驗(yàn)化身，即使蒙塵染埃，依然是獨(dú)一無(wú)二的財(cái)富。九思OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)老舊檔案數(shù)字化、歷史信息電子化，有效避免文件丟失與遺漏。
公文管理即是對(duì)公文的創(chuàng)制、處置和管理，在公文從形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理、傳遞、存貯到轉(zhuǎn)換為檔案或銷(xiāo)毀的一個(gè)完整周期中，以特定的方法和原則對(duì)公文進(jìn)行創(chuàng)制加工、保管料理，使其完善并獲得功效的行為或過(guò)程。九思OA公文管理由始而終地將這一流程電子化、信息化，環(huán)環(huán)相扣，有效協(xié)助組織進(jìn)行統(tǒng)一、便捷、高效、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓墓芾砘顒?dòng)。
