九思OA專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)為海康威視提出了如下OA公文管理子系統(tǒng)的規(guī)劃方案參考建議。
公文是企業(yè)處理各項(xiàng)行政事務(wù)，傳達(dá)政令政策，以保證協(xié)調(diào)各種關(guān)系及事務(wù)正確地、高效地進(jìn)行的重要途徑。OA系統(tǒng)，在公文管理方面不僅可實(shí)現(xiàn)企業(yè)公文的電子收發(fā)和歸檔管理，還可有效解決企業(yè)公文傳遞慢，信息不及時(shí)、不同步，不易于查閱等問(wèn)題。
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由?？低暤臓I(yíng)銷(xiāo)及服務(wù)網(wǎng)絡(luò)不難看出，在企業(yè)日常中，各類(lèi)公文無(wú)疑是提高企業(yè)辦公、辦事效率，提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理必不可少的辦公需求。為此，九思OA專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)根據(jù)海康威視發(fā)展現(xiàn)狀，綜合分析，為其提出了如下OA公文管理子系統(tǒng)的規(guī)劃方案參考建議：
公文文檔生成：根據(jù)企業(yè)公文的書(shū)寫(xiě)規(guī)范，制作相應(yīng)文檔，并通過(guò)企業(yè)OA系統(tǒng)中針對(duì)公文的特殊處理，生成特定的公文文檔。
公文發(fā)送：根據(jù)文件審核、批示、流轉(zhuǎn)繁多的特點(diǎn)，OA公文管理系統(tǒng)采用發(fā)文列表自定義，發(fā)文流程自定義，滿(mǎn)足不同發(fā)文管理。通過(guò)流程綁定，靈活組織流轉(zhuǎn)批閱和并發(fā)批閱，擬稿、核稿、簽發(fā)、蓋章、發(fā)布、存檔、查詢(xún)等處理，并在流轉(zhuǎn)過(guò)程中嚴(yán)格進(jìn)行審批控制，系統(tǒng)對(duì)公文的流轉(zhuǎn)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，保證了公文流轉(zhuǎn)各個(gè)階段的可控性。
公文發(fā)送登記：用戶(hù)將排好版的文件登記入企業(yè)OA電子公文傳輸交換系統(tǒng)中，并記錄公文要素信息。完成相關(guān)公文信息的錄入，并把待蓋章的文件上傳到服務(wù)器。蓋章加密成功，根據(jù)具體公文選擇收文單位，并可設(shè)定每一個(gè)收文單位的可打印份數(shù)進(jìn)行發(fā)送。
公文回執(zhí)管理：OA系統(tǒng)能對(duì)已經(jīng)發(fā)送的公文文件進(jìn)行跟蹤，通過(guò)回執(zhí)管理，文件發(fā)送人可以很好地掌握文件的處理狀態(tài)。如對(duì)方是否收到公文，是否已經(jīng)簽收處理并且可方便的統(tǒng)計(jì)出接收單位的簽收情況。
文公文接收管理：公文到達(dá)后，收文登記人選擇公文類(lèi)別，登記公文，送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核、復(fù)核等工作，然后由辦公室進(jìn)行發(fā)文登記、編號(hào)、套頭、蓋章，并進(jìn)行文件的發(fā)放等工作，最后由公文管理員對(duì)辦結(jié)公文進(jìn)行歸檔。對(duì)于不符合要求的來(lái)文，可以進(jìn)行退文處理，退文時(shí)需要填寫(xiě)退文理由。
公文檔案管理系統(tǒng)：包括對(duì)電子文件、電子檔案及實(shí)體檔案、單位來(lái)文和發(fā)文進(jìn)行統(tǒng)一管理，老舊檔案管理的歷史數(shù)據(jù)歸檔文件數(shù)字化等，便于文件的跟蹤、查詢(xún)、管理。
九思軟件公文管理OA規(guī)劃方案建議可實(shí)現(xiàn)企業(yè)公文的自動(dòng)化收/發(fā)管理，實(shí)現(xiàn)公文的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、申請(qǐng)、批復(fù)、查辦、歸檔，幫助用戶(hù)從繁瑣的公文收發(fā)事務(wù)中解放出來(lái)。同樣，海康威視OA公文管理平臺(tái)的建設(shè)在助力企業(yè)全面提高辦公管理水平的同時(shí)，也必然助力企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率的全面提升。
