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曲折的審批程序、漫長的待審時間一直是民生之痛,如何提高審批效率成為政府與民眾共同關心、急待解決的問題. . .

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OA系統(tǒng),流程審批的重要性
標簽: OA系統(tǒng)   流程審批   OA平臺   OA管理   來源:      閱讀次數(shù): 7014

曲折的審批程序、漫長的待審時間一直是民生之痛,如何提高審批效率成為政府與民眾共同關心、急待解決的問題。行政審批效率的提高離不開制度、機構的變革,同時也離不開信息技術的支撐。在電子政務遍地開花的今天,OA已然成為行政辦公必不可少的左膀右臂。OA為政府部門迅速快捷地搭建起高效的電子政務平臺,以開放式的、可擴展的性能實現(xiàn)政府內部機構和政府部門之間的協(xié)同和互動的應用體系。

1、連鎖效應 節(jié)約審批時間

行政審批效率低下的原因除了審批人的主觀因素外,還包括一些客觀因素,如歷史資料的調用難問題。政府及組織在發(fā)展過程中產(chǎn)生許許多多的文件、公文、合同等資料,而一個流程的審批往往需要繁多的資料憑證,因此搜集資料的過程成為時間的又一消耗因素。

OA特設的流程關聯(lián)功能,可通過子流程進行流程與流程之間的關聯(lián),在子流程中可以鏈接到主流程,在主流程中可以鏈接到所有相關的子流程。例如一個員工提交報銷申請的流程,OA系統(tǒng)便能夠自動調取其之前的采購申請單等單據(jù),而無需二次尋找,節(jié)省大量時間成本。

2、抑制多頭管理毒瘤 將審批“關進籠子里”

多頭管理是審批過程中經(jīng)常碰到的難題,一個問題莫名其妙地涉及到多個部門、多個領導,且“多頭”各自為政、尺度不一,最后反而導致“空頭管理”,造成資源內耗,降低行政效率。此時,擁有一套規(guī)范審批流程的系統(tǒng),將審批“關進籠子里”顯得尤為重要。

將審批關進籠子就是通過OA流程管理規(guī)范工作步驟,實現(xiàn)事務在系統(tǒng)內的順利流轉和處理,相當于給審批過程訂了一個框架,每個節(jié)點審批人可以按照崗位、角色、部門、領導、候選人、表單中的字段、職務等多種方式進行嚴謹規(guī)劃選擇,流程按照既定路線一步步走下來,當前節(jié)點未辦理完成,下一節(jié)點的審批人便看不到此審批文件,從而避免審批過程中的多頭沖突,滿足工作流程的剛性管理需求。

而且OA軟件精益求精,有些OA廠商能夠提供流程更加個性的展現(xiàn)方式,例如九思軟件(m.xtdgjx.com)采用B/S圖形化流程編輯器,支持從設計到維護的全程圖形化,讓審批過程所見即所得,更加透明化。

3、責任追蹤 防止扯皮

責任不明確,相互扯皮推諉是行政審批展現(xiàn)不斷拉長的又一主因。傳統(tǒng)的審批方式具有高度的隱蔽性,多個中間環(huán)節(jié)也許僅是一個點頭、一句贊同,往往最后追究起來查無考證,造成責任流產(chǎn)。

OA系統(tǒng)正好解決了審批過程中這一扯皮現(xiàn)象。OA工作流具有痕跡保留功能,處理過的流程節(jié)點以不同的顏色標識,以流程日志的方式顯示每個節(jié)點接收意見和處理的時間。每個中間審批人的處理狀態(tài)均已文字的形式儲存在OA系統(tǒng)中,既避免了工作遺漏又明確了指責指向,更起到了有效監(jiān)督的作用,從而在根本上提到行政審批效率。

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