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       隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)需要保留的文件會越來越多，紙質(zhì)文件有著不易保存、不易查閱的缺點，九思軟件線上檔案管理OA系統(tǒng)，用電子檔案形式實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，不論在保管、瀏覽、搜索、借閱還是銷毀上，電子檔案的管理都更加高效便捷，對提升檔案工作效率有著十分積極的作用。

       江蘇南方食品科技有限公司是一家專業(yè)從事大豆研究、生產(chǎn)與銷售的現(xiàn)代化企業(yè)。公司擁有“南方”、“南方食品”、“好豆坊”等知名品牌，同時擁有第一家豆?jié){館，秉承“好豆出好漿，盡在好豆坊”理念，做健康、環(huán)保、綠色、有機食品。

       這里九思軟件為其設計了一款檔案管理系統(tǒng)解決方案，以減輕紙質(zhì)文件管理壓力，為企業(yè)構建完善的檔案管理體系。對這款南方食品OA檔案管理系統(tǒng)規(guī)劃，九思提出有以下參考建議：

       檔案采集：管理員提前將各類文書、科技檔案整理錄入，并根據(jù)類型進行上傳。

       檔案設置：為方便企業(yè)管理，OA系統(tǒng)內(nèi)采用檔案分類、案卷、借閱流程等的無編碼方式定制。

       自動歸檔：辦公系統(tǒng)知識、公文、流程審批等文檔可自動歸檔進入檔案管理OA系統(tǒng)，不需要專人操作。

       檔案借閱：普通用戶可以對瀏覽器范圍內(nèi)的文件進行借閱，對于機密文件，借閱流程可以由管理員自定義，在審批后才可以查看。

       檔案銷毀：對于時效性較強或者有保存時限的檔案，在過期后或不符合規(guī)定時，文件可以進行注銷、銷毀。

       借閱歷史：檔案管理員可以在OA系統(tǒng)借閱歷史模塊查看所有用戶借閱的檔案記錄，并可將借出的檔案收回。用戶個人也可以查看自己的借閱歷史。

       OA檔案管理系統(tǒng)開啟了電子檔案時代，將檔案查閱工作轉移至線上，交由成員自主完成，即使需要審批也不需要親自去辦理，減輕相關人員壓力，節(jié)約時間，還很好地保護了原版紙質(zhì)文件，以實現(xiàn)資源高效利用。