九思軟件根據(jù)歐意電器發(fā)展特點(diǎn)，為其提出OA檔案管理系統(tǒng)規(guī)劃方案，助力企業(yè)檔案調(diào)用、存儲(chǔ)更便捷、高效。
在企業(yè)的檔案室內(nèi)，檔案管理人員經(jīng)常叫苦不迭。紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)條件苛刻，溫度要適宜、濕度不能大，還得防蟑防鼠防小偷，遇到需要調(diào)取檔案的人，還得留神檔案被意外損壞，真是防不勝防。九思軟件的檔案管理OA系統(tǒng)，以電子化分類別存儲(chǔ)，合理規(guī)劃安排、安全存儲(chǔ)，為企業(yè)檔案帶來全方位保障，有效減輕企業(yè)工作人員壓力。
廣東歐意電器有限公司是以從事生產(chǎn)和銷售廚衛(wèi)電器為主的現(xiàn)代化企業(yè)，公司擁有占地面積近20萬平方米的現(xiàn)代化廠房，裝備了數(shù)百臺(tái)先進(jìn)生產(chǎn)設(shè)備和20條來自德國的現(xiàn)代化高科技生產(chǎn)線，并配備了獨(dú)立的國家級(jí)研發(fā)中心、檢測(cè)中心、壽命實(shí)驗(yàn)室。
九思軟件根據(jù)發(fā)展特點(diǎn)，為歐意電器提出了一款可適用企業(yè)需求的檔案管理系統(tǒng)，以將企業(yè)檔案主陣地轉(zhuǎn)移至系統(tǒng)平臺(tái)，使得檔案調(diào)用、存儲(chǔ)更便捷、高效。歐意電器OA系統(tǒng)檔案管理規(guī)劃建設(shè)方案，具體參考建議如下：
檔案采集：檔案管理人員提前將企業(yè)各類文書、科技檔案整理錄入，需要保留原件的，存放至檔案室，其余信息均可只保留線上存檔。
檔案設(shè)置：OA系統(tǒng)的檔案分類延續(xù)線下分類原則，不同部門檔案存進(jìn)不同頁面，并對(duì)所有檔案進(jìn)行編碼，方便后續(xù)取用。
自動(dòng)歸檔：系統(tǒng)管理員可以設(shè)置，將辦公系統(tǒng)知識(shí)、公文、流程審批等文檔自動(dòng)歸檔進(jìn)入檔案管理子系統(tǒng)，省去重復(fù)錄檔環(huán)節(jié)。
檔案借閱：普通用戶可以對(duì)公開范圍內(nèi)的檔案文件進(jìn)行隨意借閱，借閱流程可以由管理員自定義。對(duì)于機(jī)密檔案，則需要管理員另外賦予權(quán)限才可查閱。
檔案銷毀：檔案提前設(shè)置儲(chǔ)存時(shí)間，不符合規(guī)定或過期的文件系統(tǒng)會(huì)預(yù)先提醒，若管理員沒有干涉該程序，檔案就會(huì)自動(dòng)注銷、銷毀。
建設(shè)高效規(guī)范的企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，是提高企業(yè)管理信息化水平、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)之一。歐意電器OA系統(tǒng)檔案管理規(guī)劃建設(shè)方案的實(shí)施、建設(shè)，不僅可實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的及時(shí)歸檔、合理分類、規(guī)范整理、安全保管，在九思OA協(xié)同辦公系統(tǒng)技術(shù)服務(wù)支持下，它以電子化存儲(chǔ)的方式在確保檔案安全、便捷的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了企業(yè)資源的合理利用，有效減輕了企業(yè)日常辦公壓力。
