OA系統(tǒng)的應(yīng)用正在不斷深化，正在完成從“無紙化”到“智能化”的轉(zhuǎn)變，作為OA系統(tǒng)應(yīng)用的核心，. . .
一、工作流1.0時代終結(jié)
OA系統(tǒng)的應(yīng)用正在不斷深化，正在完成從“無紙化”到“智能化”的轉(zhuǎn)變，作為OA系統(tǒng)應(yīng)用的核心，工作流技術(shù)也同樣發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變。
我們知道，對工作流比較標(biāo)準(zhǔn)的定義是：業(yè)務(wù)過程的部分或整體在計算機(jī)應(yīng)用環(huán)境下的自動化。這是一個比較傳統(tǒng)的定義，其主要特征是用計算機(jī)替代手工操作，可以歸結(jié)為工作流1.0時代的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了最基本的辦公自動化，也稱為“無紙化辦公”。
在工作流1.0時代，OA系統(tǒng)中的各個流程都是孤立存在、獨(dú)立運(yùn)行的，每個流程，以及流程中的數(shù)據(jù)并不和其他流程進(jìn)行交互和整合，更沒有和第三方業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行整合。這就造成了大量的流程孤島、數(shù)據(jù)孤島、系統(tǒng)孤島，當(dāng)這些孤島越來越多的時候，企業(yè)通過信息化辦公的效率反而會下降。更嚴(yán)重的是，會導(dǎo)致信息系統(tǒng)的失控。
所以，工作流1.0時代的系統(tǒng)只能實(shí)現(xiàn)簡單的審批和協(xié)辦過程，已經(jīng)難以滿足客戶更高層次的辦公需求，最主要的表現(xiàn)便是：工作流難以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部和外部的數(shù)據(jù)整合。
為什么會出現(xiàn)這樣的情況呢?在業(yè)務(wù)中發(fā)現(xiàn)，近十年來，無論是OA系統(tǒng)還是其他應(yīng)用系統(tǒng)都得到了迅猛的發(fā)展，客戶的應(yīng)用越來越成熟和深入，系統(tǒng)日益增多，流程日益復(fù)雜，數(shù)據(jù)日益龐大。于是，OA系統(tǒng)內(nèi)部工作流間的數(shù)據(jù)整合，以及OA系統(tǒng)與其他應(yīng)用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)整合，就變得異常重要和緊迫。
二、工作流2.0適時而生
基于這種背景，提出了工作流2.0的概念，工作流2.0的定義是：實(shí)現(xiàn)工作過程管理的自動化、智能化和整合化。其最主要的特征，就是可以靈便的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)整合和數(shù)據(jù)統(tǒng)計，消除信息孤島，具體表現(xiàn)在兩個方面：
1、 實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)內(nèi)部工作流之間的數(shù)據(jù)整合，如借款與報銷、預(yù)算與決算等;
2、 實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)工作流與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)整合，如HR、ERP、CRM等。
數(shù)據(jù)整合并非是大企業(yè)的應(yīng)用特點(diǎn)，實(shí)際上，很多中小型企業(yè)同樣對這個應(yīng)用需求強(qiáng)烈，當(dāng)然，也有一些中小型企業(yè)還沒有充分認(rèn)識到數(shù)據(jù)整合的重要價值。通過介紹，我們可以從財務(wù)部的日常辦公情景中看到，以數(shù)據(jù)整合為主要特征的工作流2.0系統(tǒng)對企業(yè)來說是多么重要。
情景一：每個月財務(wù)部都要在OA系統(tǒng)中向領(lǐng)導(dǎo)層發(fā)出財務(wù)報表并走審批流程。這個審批報表的數(shù)據(jù)能否直接從財務(wù)系統(tǒng)中按要求采集出來呢?否則每次填報這么大的數(shù)據(jù)量很容易出錯誤，還需要核對后才敢發(fā)出去，太費(fèi)時間了。
情景二：OA系統(tǒng)中的報銷審批和采購審批通過后，最后一步都是財務(wù)入帳、生成憑證?，F(xiàn)在的做法是：出納對照審批單，把數(shù)據(jù)錄入到財務(wù)系統(tǒng)中，這樣既麻煩又容易出錯。多么希望OA系統(tǒng)中的單據(jù)審批后能直接將數(shù)據(jù)傳到財務(wù)系統(tǒng)，直接生成憑證呢。
情景三：報銷人的借支單中的數(shù)據(jù)是不是可以直接導(dǎo)入到報銷單中，直接進(jìn)行扣減，這樣可以規(guī)避數(shù)據(jù)錯誤。
情景四：各部門在發(fā)出采購申請后，首先需要由財務(wù)人員確認(rèn)預(yù)算余額，我希望能夠簡化一下流程：在填報采購單時，系統(tǒng)就能夠自動計算出該部門的預(yù)算余額，如果當(dāng)前采購金額超出預(yù)算余額，就不允許發(fā)送申請。
這些問題不但在財務(wù)部門存在，在人事、營銷、生產(chǎn)等各個部門同樣普遍存在。這些問題的共同點(diǎn)都是因為系統(tǒng)無法進(jìn)行數(shù)據(jù)整合而產(chǎn)生了大量重復(fù)工作，導(dǎo)致工作效率低下，工作質(zhì)量難以保證。
工作流2.0則很好的解決了上述問題，它不但實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)整合，也實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)和第三方應(yīng)用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)整合。實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的同步交換和共享，從而簡化多余流程，消除重復(fù)工作，有效提升工作效率和精度。
三、工作流2.0將成主流
顯然，工作流2.0更加智能，更加整合，是未來工作流技術(shù)發(fā)展的方向，也是OA系統(tǒng)技術(shù)發(fā)展和應(yīng)用的重點(diǎn)。工作流2.0將大大深化OA系統(tǒng)的應(yīng)用，讓OA系統(tǒng)發(fā)揮出全新的價值。而不具有工作流2.0特點(diǎn)的OA系統(tǒng)，將很快被時代所拋棄。
（來源：中國軟件網(wǎng)）
