OA項目有風(fēng)險，且風(fēng)險并不小。很多人疑問，OA不過就是一款管理軟件，風(fēng)險從何而來？又為什么出現(xiàn)平均項. . .
OA項目有風(fēng)險，且風(fēng)險并不小。很多人疑問，OA不過就是一款管理軟件，風(fēng)險從何而來？又為什么出現(xiàn)平均項目成功率不足50%的尷尬處境？本文就和大家共同探討一番。討論之前，還是要說一句，既然已經(jīng)不足50%了，采用科學(xué)方法規(guī)避OA項目風(fēng)險簡直刻不容緩??！
有人說，最簡單、最直接的方法就是選一個保證項目成功的OA廠商啦！但是，這種惰性心理顯然未得到普遍認(rèn)可，不然項目成功率第一的九思OA豈不是要占領(lǐng)整個OA市場了？規(guī)避OA項目風(fēng)險遠(yuǎn)不止選廠商這般單一。
一、觸發(fā)因素
想要知道如何規(guī)避風(fēng)險便需洞察風(fēng)險可能產(chǎn)生的觸發(fā)因素，這里列舉4條常見來源：
1、項目規(guī)劃不當(dāng)：對OA軟件行情知之甚少便妄下定論，導(dǎo)致不到位的成本預(yù)算和行動規(guī)劃造成難以控制的高成本。
2、項目周期控制不當(dāng)：往往是急于求成或者為了縮減成本壓縮OA項目周期，從而導(dǎo)致理解不充分、傳達(dá)不準(zhǔn)確、執(zhí)行不到位等后果，嚴(yán)重降低項目質(zhì)量、摧殘士氣。
3、需求控制不當(dāng)：包括需求認(rèn)知不清和需求多變，導(dǎo)致資金、人力和精力浪費。
4、項目規(guī)?？刂撇划?dāng)：OA項目太大，項目規(guī)模本身就是風(fēng)險。項目越大，未知變數(shù)便越多，而大型OA項目多數(shù)情況下耗時超過原定計劃很長時間后宣布流產(chǎn)，且難以獲得任何可挽回的產(chǎn)出。
二、規(guī)避措施
以上風(fēng)險在實際的OA項目中都有可能發(fā)生，或單個出現(xiàn)，或組團出現(xiàn)。既然了解了風(fēng)險可能產(chǎn)生的原因，接下來要做的就是采取措施規(guī)避風(fēng)險、防患于未然。
1、制定合理的項目預(yù)算
預(yù)算不等同于最終價格，但預(yù)算過低或過高都會對OA項目產(chǎn)生不利影響。OA項目預(yù)算要分成多個模塊計算，產(chǎn)品價格是一方面，實施算一方面，維護和必要的開發(fā)成本都要做到預(yù)算里，而不是簡單以產(chǎn)品價格計算。只有將OA項目預(yù)算拆分成多個部分、統(tǒng)籌考慮才能做到各個階段的價格可控，不至于被突如其來的成本弄得措手不及。
2、適當(dāng)?shù)捻椖恐芷?/SPAN>
項目周期這里簡單分為選型周期和實施周期來講。選型周期，顧名思義就是從決定選型到敲定合同為止，這一過程至關(guān)重要，時間當(dāng)然要把控好。選型期內(nèi)選型者要做的工作有了解OA軟件的基本行情、OA廠商的狀況，最關(guān)鍵的是自身需求的整理。有的單位OA選型期會拉得很長，1年、2年甚至更長，其原因不在于選型多難，而是因為選型過程不緊湊。有的單位選型期極短，為選型負(fù)責(zé)人提供有限的選型周期，直接后果是選型草草結(jié)束，最終買到“不合腳的鞋”的可能性極大。
再者說到實施周期，實施周期過長必然是不利的。一方面OA項目的實施人員每天人工成本不菲，另一方面實施周期拉長無形中增加了更多不確定因素、消磨士氣。同時實施周期長短還會因選擇產(chǎn)品不同而出現(xiàn)差異，易用性較好的OA軟件實施周期相對較短，復(fù)雜些的OA軟件實施周期便會較長。例如九思軟件在焦煤集團實現(xiàn)7天上線的項目奇跡，恰如其分地反映其產(chǎn)品的易用性，當(dāng)然，一個集團化OA系統(tǒng)7天上線實屬個案。
3、明確需求邊界
在選型期間，選型單位就應(yīng)該認(rèn)清OA需求，當(dāng)項目進行時更應(yīng)該明確需求邊界，控制“幽靈”需求。眾多OA失敗項目栽在這些“幽靈”需求上，即臨時變更或增加的需求。曾有專家指出，當(dāng)需求已經(jīng)明確后，在有效的變動管理流程中，所有變動都被認(rèn)為是不必要的，除非能證明必須變動。而實際上，即使是必須的變動，且能夠爭取到資金和權(quán)力支持，對OA項目來說也是一種冒險。所以，規(guī)避OA項目風(fēng)險，請盡量保證需求的穩(wěn)定性。
4、控制項目規(guī)模
OA項目的規(guī)模影響OA項目預(yù)算和實施周期，更關(guān)乎OA項目的成敗。一個OA項目也許很大，但也許一開始它可以不用這么大張旗鼓，我們可以把它看作一個成長中的OA。九思軟件提過一個思想“邊實施，邊受益”，旨在讓OA的終端用戶對系統(tǒng)產(chǎn)生好感，然后春風(fēng)化雨地逐步深入。一開始便貪大求全，毫不疑問將OA項目的風(fēng)險值拉高了無數(shù)倍。
隨著OA在企事業(yè)單位中普及度越來越高，帶有OA關(guān)鍵詞的討論聲也越來越多，而如何有效規(guī)避OA項目風(fēng)險，提高OA項目成功率想必是眾多OA選型用戶迫切關(guān)注的。
