OA辦公自動化軟件方法論升級，實施顧問角色全面轉(zhuǎn)變
自上世紀90年代，以IBM為代表的OA軟件進入中國，已經(jīng)走過了30年的發(fā)展歷程；自本世紀初王志東提出“協(xié)同”的概念，OA升華為協(xié)同辦公系統(tǒng)，浪潮軟件、用友軟件、九思軟件、慧點科技等緊隨其后，投資進入，也已經(jīng)走過了10年的歷程，在這個歷程中，協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設從集團化企業(yè)和省部級政府開始，但逐步走下神壇，眾多成長性的企業(yè)和縣市級單位也逐步開始體會協(xié)同辦公自動化的益處，截至現(xiàn)在中國已經(jīng)有幾十萬個單位部署過OA系統(tǒng)，在這個過程中，實施顧問起到了重要的作用。他們精通協(xié)同理論、客戶實踐與協(xié)同OA軟件的使用方法，熟練運用項目實施方法論，有效地構(gòu)架起政府、企事業(yè)單位客戶與OA廠商之間的橋梁，將客戶的業(yè)務與先進的協(xié)同管理思想完美融合。
在這20年中，隨著協(xié)同OA軟件的不斷發(fā)展，OA實施顧問的角色也逐漸實現(xiàn)了從保姆式實施到導師式實施的轉(zhuǎn)型。
一、保姆式實施顧問
是指以實施顧問為主導，只要是與項目相關(guān)的工作，顧問都會去主導完成，即便是客戶方責任內(nèi)的工作，顧問也會支持協(xié)助或全面負責。這種情況主要發(fā)生在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)展的早期，企業(yè)客戶對協(xié)同管理理論和OA功能技術(shù)知之甚少，而實施顧問也樂于身體力行。例如組織結(jié)構(gòu)與用戶基礎信息的收集與整理、各部門審批流程的調(diào)研、基礎管理的改善建議、部門間的協(xié)調(diào)、現(xiàn)場管理等工作，均是由實施顧問負責整理、錄入、協(xié)調(diào)與管理，即使系統(tǒng)上線后，實施顧問也是扶著走一程再送一程。
在這種方式下，項目實施過程中，客戶過分依賴實施顧問，一旦項目實施完畢，對系統(tǒng)上線后的維護和系統(tǒng)改善會有不良的影響。因此風險主要集中于項目實施后期的維護，項目把控重點在于如何將OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的實施方法、步驟有效地傳授給客戶，培養(yǎng)客戶獨立實施的能力。
二、導師式實施顧問
是指以客戶為主導，全局把握整個項目的進展，供應商更多的是在技術(shù)上協(xié)助、培訓和指導。
在這種方式下，客戶是自己單位業(yè)務的專家，由客戶提出基礎管理問題、梳理業(yè)務流程方案，甚至是各種基礎數(shù)據(jù)的采集和調(diào)研、需求的深化，各種運行管理制度和項目激勵制度，也往往是客戶結(jié)合自己的管理風格自行制定，而實施顧問更多是以教練的角色，給出方法、工具、技術(shù)上的培訓、指導、關(guān)鍵問題的答疑和輔助。這種類型的實施顧問，可以很好有效的實現(xiàn)知識和能力的傳遞，后續(xù)客戶完全可以建立自己調(diào)整、變更和管理OA辦公系統(tǒng)的能力，從而使得系統(tǒng)具備了活性，項目驗收后，系統(tǒng)可以持續(xù)的深化應用下去，從而延長了項目的生命周期。
當然，導師式的實施管理方案，不只是一種方法論，對OA辦公系統(tǒng)的易用性、易管理性、易維護性有很高的要求，否則，普通的用戶員工很難在自身能力和時間有限的情況下，快速掌握OA辦公系統(tǒng)的使用和管理，也就無法按時完成項目任務，成為整個項目實施的瓶頸和短板。
以天融信集團的項目實施為例，涉及到1000多員工同時使用OA系統(tǒng)，天融信成立項目組，并且牽頭起草設計自己企業(yè)狀況實施計劃后，訂下了一條軍規(guī)：供應商九思軟件和天融信信息中心的員工，只準動口，不準動手，所有業(yè)務部門，如辦公室、財務部、生產(chǎn)部、開發(fā)部、市場部、采購部等抽調(diào)人員成立“應用管理員小組”（責任小組），由他們自行組織需求調(diào)研和實現(xiàn)），而九思軟件和信息中心的工作，僅限于系統(tǒng)的初始化安裝、應用培訓和難點指導。因為九思軟件的iThink協(xié)同辦公系統(tǒng)采用ajax等易用性很強的技術(shù)，門戶應用和流程制作都完全是B/S的圖形化編輯器，而且知識文檔欄目按照windows資源樹的風格易學易用，因此項目經(jīng)過1個月的時間，順利上線和驗收，截至今天，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)已經(jīng)成為天融信公司信息化建設中一道亮麗的風景線。
為了保證OA協(xié)同辦公系統(tǒng)項目實施的成功，導師式實施顧問可以在以下四個方面對項目進行把控：
(1) 選擇恰當?shù)捻椖咳藛T
應當指導企業(yè)根據(jù)人員素質(zhì)、業(yè)務能力、項目范圍等方面選拔項目小組成員，并保證有技能的人員全職參與到項目中，確保得到高層管理人員的支持。項目人員必須是對項目大力支持，同時能夠承受一定工作壓力的員工，否則，內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)成本就會抵消一部分項目的成功概率。
(2) 重視客戶培訓和考核
培訓的內(nèi)容應涵蓋規(guī)章制度、協(xié)同管理理念宣傳和協(xié)同辦公系統(tǒng)操作指導等，可以采用通俗的文字說明、生動的PPT、直觀的屏幕視頻等培訓教材，并制作培訓記錄和效果反饋文檔以保證培訓的質(zhì)量，同時采用筆試、上機操作等形式進行考核，并及時將考核結(jié)果反饋給項目領導，在培訓通報會上，可以采用提名表揚優(yōu)秀者，不提名闡述不合格情況的方式，帶動客戶的學習積極性。
(3) 進行質(zhì)量檢查并及時糾正
建立階段性的客戶工作驗收機制，并定期、不定期地進行跟蹤糾正，保證客戶工作的質(zhì)量。在制定項目計劃時就應在項目關(guān)鍵點處保留幾天的彈性時間，以確保該項工作的順利進行。
(4) 建立獎懲制度
對于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，很多企業(yè)員工都有不同程度的抵觸心理，一方面可以通過培訓、宣傳等方式抵消一部分抵觸情緒，另一方面可以建立一套合理的獎懲制度來推進實施。如可以采用分享一條知識獎勵一定金額的方式，帶動一部分人分享知識的積極性，等到整體員工都有這種意愿時，即可取消獎勵機制轉(zhuǎn)而采取懲罰機制，以處罰仍不使用協(xié)同辦公系統(tǒng)的員工。
正是由于OA辦公系統(tǒng)實施顧問角色的轉(zhuǎn)變，才促使了協(xié)同管理思想在更多的政府和企業(yè)人員中間傳播，這也在很大程度上促進了OA辦公自動化軟件的發(fā)展，而協(xié)同管理思想的發(fā)展同時又促使著實施人員必須要關(guān)注這種角色轉(zhuǎn)變過程中項目把控的重點和難點，這兩方面相輔相成，共同為整合企業(yè)資源、提高政務績效和企業(yè)效益而發(fā)揮自己的作用。
