規(guī)范公文管理借助OA系統(tǒng)應(yīng)該是最行之有效的辦法。
眾所周知，在辦公室工作中，大量的事務(wù)和指令通過紙質(zhì)公共文書上傳下達，成本高、效率低。如果組織內(nèi)部長此以往，必定會出現(xiàn)秩序混亂難以管控的風險。所以，如何規(guī)范公文管理是一個不能繞開的問題，而借助OA系統(tǒng)應(yīng)該是最行之有效的辦法。
據(jù)了解，九思軟件公文管理系統(tǒng)是以工作流為基礎(chǔ)定義的特殊流程和表單應(yīng)用，能夠負責實現(xiàn)公文電子收發(fā)和歸檔管理，由電子行文代替手工行文，解決公文傳遞慢，信息不及時、不同步，不易于查閱等問題。
而且九思公文管理OA解決方案，還能夠?qū)崿F(xiàn)收文管理和發(fā)文管理的自動化，功能包括我的收文、發(fā)文擬稿、發(fā)文草稿、發(fā)文查閱、發(fā)文設(shè)置、簽收公文、收文查閱、收文設(shè)置等，并且公文的正文支持修改留痕、手寫簽名、套紅頭、簽章等各種應(yīng)用?？伸`活設(shè)定公文流程，自動進行流程跟蹤、催辦、查辦，并可歸類存檔和檢索，其應(yīng)用架構(gòu)圖如下：
從上圖可以看到公文管理的一些功能，下面對其主要功能進行解釋：
1、收文管理：收文管理的功能主要是以電子文檔的形式處理和記錄上級公文、平級來文、內(nèi)部公文等。
2、發(fā)文管理：發(fā)文管理的功能主要是處理內(nèi)部制定的或外來文件轉(zhuǎn)發(fā)的公文。
3、電子簽章：用數(shù)字證書管理，實現(xiàn)公文簽發(fā)，批辦等流程辦理，保證安全性和唯一性。
4、檔案管理系統(tǒng)：包括對電子文件、電子檔案及實體檔案、單位來文和發(fā)文進行統(tǒng)一管理。
5、老舊檔案數(shù)字化：存放檔案管理的歷史數(shù)據(jù)歸檔文件，并根據(jù)來源進行自動分類。
6、模塊設(shè)置：文單設(shè)置、流程設(shè)置、文號、流水號、機關(guān)代字、主題詞、公文元素、便簽、印章、單位等。
九思軟件多年來堅持用匠心精神，打磨智能開發(fā)平臺，已成長為中國管理軟件領(lǐng)軍企業(yè)之一。而公文管理OA解決方案也是九思的心血，企事業(yè)單位可通過它助力自身實現(xiàn)信息化，驅(qū)動組織精細化管理、數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以致組織有更好的發(fā)展前景。
