隨著企業(yè)信息化建設(shè)的高速發(fā)展，OA系統(tǒng)實施儼然已經(jīng)成為集團企業(yè)徹底脫離低效的紙質(zhì)辦公方式，走向高效辦. . .
隨著企業(yè)信息化建設(shè)的高速發(fā)展，OA系統(tǒng)實施儼然已經(jīng)成為集團企業(yè)徹底脫離低效的紙質(zhì)辦公方式，走向高效辦公、科學(xué)管理的智能工具。當(dāng)企業(yè)選型OA系成功上線后無法正常使用，發(fā)現(xiàn)太多的捆綁服務(wù)，太多的復(fù)雜流程，復(fù)雜程度令人發(fā)指。這樣的選型時不成功的，這樣的OA系統(tǒng)也是不易用的，好的OA系統(tǒng)是讓用戶做自己系統(tǒng)的主人，才能保障選型之后的企業(yè)正常使用OA系統(tǒng)，真正的為企業(yè)提高辦公效率。
一、產(chǎn)品易用是基本
還是那句話，OA系統(tǒng)的覆蓋范圍廣，幾乎涉及組織內(nèi)的全員應(yīng)用，因此用戶的IT水平必然參差不齊且普遍偏低，這就對OA系統(tǒng)提出了易用性的硬性要求。同時，鑒于激烈的市場競爭以及互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟的發(fā)展趨勢，OA易用性也是適應(yīng)時代要求。只有在保障OA系統(tǒng)功能順利實現(xiàn)的基礎(chǔ)上堅持易用性原則，才能提高用戶體驗，提高系統(tǒng)黏著性、使用率，才能提供工作效率，才能讓用戶成為自己系統(tǒng)的主人成為可能。
舉例來說，你想在OA中做個一般費用報銷流程，在復(fù)雜的OA系統(tǒng)中，你需要先配置好字段數(shù)據(jù)，在密密麻麻的表單中填寫，流程的節(jié)點、流轉(zhuǎn)方向首先都是一個個字段的列表顯示，并不能直觀的看到實際場景。而在易用的OA系統(tǒng)中，比如九思軟件提供的純B/S圖形化流程編輯器中，從設(shè)計、應(yīng)用、優(yōu)化到門戶展現(xiàn)全方位的圖形化自定義，雙擊節(jié)點就能配置權(quán)限，拖拽箭頭就能控制流轉(zhuǎn)方向，所見即所得，事半功倍。
二、實施培訓(xùn)是保障
有了OA系統(tǒng)的易用性做基礎(chǔ)，當(dāng)然還是不夠的，廠商的優(yōu)質(zhì)實施同樣關(guān)系中OA系統(tǒng)的主權(quán)花落誰家。普通的OA實施，從入場到出廠，從硬件配置到流程制作到文檔上傳，幾乎所有工作都自己完成，這看似負責(zé)的工作態(tài)度著實隱藏著巨大的隱患：一方面，實施人員的數(shù)量有限，所有工作完全依賴寥寥數(shù)人必然延長實施周期，實施周期延長便增加用戶的資本投入；另一方面，實施人員的駐場時間有限，當(dāng)實施人員離場后，用戶對OA系統(tǒng)了解甚少，稍有問題便需求助供應(yīng)商，嚴重影響系統(tǒng)推進；再者實施人員本非用戶公司員工，流程設(shè)計完全來自需求調(diào)研，與用戶的實際工作多有出入，影響“紙變電”的平滑推進。
九思軟件是最早提出“讓用戶做系統(tǒng)主人”的實施理念的OA廠商，基于產(chǎn)品易用性提煉出“授人以漁”的實施方法論。在實施期間，實施人員從各部門分別抽調(diào)人員作為應(yīng)用管理員重點培訓(xùn)，由于對本部門業(yè)務(wù)的熟悉加上OA系統(tǒng)本身易學(xué)、易用，因此設(shè)計出的流程往往使用率較高，例如九思的百合網(wǎng)項目上線短短數(shù)月便產(chǎn)生200多條流程、跑過五萬多條實例，流程幾乎全部由用戶自己設(shè)計，且值得一提的是百合網(wǎng)的組織架構(gòu)較為復(fù)雜。
除易用外，九思之所以被稱為“中國管理軟件項目成功率第一品牌”還得益于其產(chǎn)品的易維護，九思OA的多數(shù)客戶除重大升級、開發(fā)等問題外，鮮少找上門。這一方面體現(xiàn)出九思OA的易用，另一方面也體現(xiàn)九思實施培訓(xùn)得當(dāng)，還可以看出九思OA確實讓用戶當(dāng)了自己系統(tǒng)的主人。
三、廠商角色定位是輔助
在整個OA項目中，OA廠商的定位是應(yīng)該隨著項目的階段性推進而發(fā)生變化的：選型過程中，OA廠商是個毛遂自薦的角色，盡力向用戶展示自己的產(chǎn)品；實施階段，OA廠商應(yīng)該是導(dǎo)師角色，指導(dǎo)用戶更好地使用OA系統(tǒng)；前期使用階段，OA廠商應(yīng)該是顧問角色，隨時應(yīng)對用戶使用初期的障礙問題；正式使用階段，OA廠商應(yīng)該是小透明角色，只需重大問題時出面解決。
但是對于許多廠商來說并沒有適時地扮演好這些角色，導(dǎo)致后來用戶幾乎等同于被廠商綁架，對于OA系統(tǒng)也是身不由己、喪失主權(quán)。
最后來回答一下題目上的問題：OA是誰的協(xié)同辦公系統(tǒng)？在產(chǎn)品出廠前，它是廠商的，一旦作用于用戶，它就應(yīng)該是用戶的。這需要OA廠商理性的角色轉(zhuǎn)換和OA用戶的積極爭取，你現(xiàn)在是自己OA系統(tǒng)的主人嗎？
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