工作場合中，經(jīng)常聽到有人說OA里發(fā)布了一條公司新聞你看了嗎，或者剛在OA里提了個(gè)報(bào)銷流程，或者某人想. . .
工作場合中，經(jīng)常聽到有人說OA里發(fā)布了一條公司新聞你看了嗎，或者剛在OA里提了個(gè)報(bào)銷流程，或者某人想到OA里查一下某項(xiàng)制度，又或者某個(gè)銷售工具到OA里下載出來等等，OA似乎成為了人們工作中離不開的東西。然而筆者身邊的許多工作的朋友并不知道OA是什么，是他們out了嗎？
OA是office Automation的簡稱，聽起來洋氣，但目前國內(nèi)市場主流的OA廠商九思軟件（m.xtdgjx.com）等都是土生土長的國產(chǎn)企業(yè)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)具有中國特色，適應(yīng)中國企業(yè)的應(yīng)用環(huán)境。尤其在流程審批、公文管理、文檔管理等方面表現(xiàn)突出，成為企事業(yè)單位提升基礎(chǔ)管理效率時(shí)優(yōu)先考慮的軟件系統(tǒng)。具體來看：
一、流程審批
流程審批是所有單位工作活動(dòng)的基本構(gòu)成，但是傳統(tǒng)的流程審批通過紙張的傳閱、簽批來實(shí)現(xiàn)，浪費(fèi)大量時(shí)間和成本。通過OA系統(tǒng)辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，首先將費(fèi)時(shí)費(fèi)力費(fèi)資金的紙質(zhì)流程進(jìn)行了電子化，節(jié)省了時(shí)間、紙張和精力；其次，通過個(gè)性化授權(quán)，可以將常用流程推送到個(gè)人門戶，方便調(diào)用；再者，通過規(guī)范、表單和流程的集成，可以使得員工運(yùn)用制度和流程時(shí)免學(xué)習(xí)；甚至，OA系統(tǒng)能從發(fā)起流程到在辦監(jiān)控、辦結(jié)查閱和效率分析進(jìn)行閉環(huán)管理。OA系統(tǒng)能夠大大節(jié)省組織管理成本，提高管理效率。
二、公文管理
在早期OA中公文管理便以重要角色發(fā)揮作用，公文管理系統(tǒng)是以工作流為基礎(chǔ)定義的特殊流程和表單應(yīng)用，主要負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)公文電子收發(fā)和歸檔管理，由電子行文代替手工行文，解決公文傳遞慢，信息不及時(shí)、不同步，不易于查閱等問題。九思OA公文管理實(shí)現(xiàn)了收文管理和發(fā)文管理的自動(dòng)化，，并且公文的正文支持修改留痕、手寫簽名、套紅頭、簽章等各種應(yīng)用，可靈活設(shè)定公文流程，自動(dòng)進(jìn)行流程跟蹤、催辦、查辦，并可歸類存檔和檢索。
三、知識(shí)管理
一般來說，單位在傳統(tǒng)辦公模式下逐步積累下來的制度和規(guī)范不計(jì)其數(shù)，加上更新版本、優(yōu)化版本和歷史版本，分門別類下來是在一場大工程，員工難以有序地學(xué)習(xí)、消化和吸收。再者，大部分組織在發(fā)展過程中創(chuàng)造的文件、公文、報(bào)告、審批、知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和閱歷等散落在員工的大腦、紙質(zhì)文檔或電腦硬盤里，OA能夠?qū)⑦@些隱形知識(shí)顯性化，把顯性知識(shí)電子化，能夠?qū)χR(shí)進(jìn)行企業(yè)級(jí)的收集、分類、沉淀、授權(quán)、分享、學(xué)習(xí)和持續(xù)創(chuàng)新，成為領(lǐng)導(dǎo)者構(gòu)建知識(shí)競爭力的思考點(diǎn)。九思OA知識(shí)管理提供了完整的文件檔案管理地圖，實(shí)現(xiàn)從個(gè)人文檔、項(xiàng)目文檔、互聯(lián)網(wǎng)文檔、單位檔案的全文件檔案鏈的采集、分類、授權(quán)、分享和管理，方便有權(quán)限的人在第一時(shí)間申請(qǐng)、查詢和使用。
OA系統(tǒng)基本擁有二十多個(gè)基本功能模塊，涉及到上千個(gè)功能點(diǎn)，每個(gè)功能點(diǎn)都基于提高辦公效率而存在，以上三條只是其中的一部分，因此，不用OA并不是out了，而是組織管理的損失。
