曲折的審批程序、漫長的待審時間一直是民生之痛，如何提高審批效率成為政府與民眾共同關(guān)心、急待解決的問題. . .
“希望今后一瓶娃哈哈別再審批兩三個月。”娃哈哈集團(tuán)董事長宗慶后在提及國務(wù)院機構(gòu)改革和職能轉(zhuǎn)變方案時如是說。一瓶飲料尚且流轉(zhuǎn)了三個月，那么一套公文、一份申請、一個項目又當(dāng)漂流到幾時？
曲折的審批程序、漫長的待審時間一直是民生之痛，如何提高審批效率成為政府與民眾共同關(guān)心、急待解決的問題。行政審批效率的提高離不開制度、機構(gòu)的變革，同時也離不開信息技術(shù)的支撐。在電子政務(wù)遍地開花的今天，OA已然成為行政辦公必不可少的左膀右臂。OA為政府部門迅速快捷地搭建起高效的電子政務(wù)平臺，以開放式的、可擴展的性能實現(xiàn)政府內(nèi)部機構(gòu)和政府部門之間的協(xié)同和互動的應(yīng)用體系。
1、 抑制多頭管理毒瘤 將審批“關(guān)進(jìn)籠子里”
多頭管理是審批過程中經(jīng)常碰到的難題，一個問題莫名其妙地涉及到多個部門、多個領(lǐng)導(dǎo)，且“多頭”各自為政、尺度不一，最后反而導(dǎo)致“空頭管理”，造成資源內(nèi)耗，降低行政效率。此時，擁有一套規(guī)范審批流程的系統(tǒng)，將審批“關(guān)進(jìn)籠子里”顯得尤為重要。
將審批關(guān)進(jìn)籠子就是通過OA流程管理規(guī)范工作步驟，實現(xiàn)事務(wù)在系統(tǒng)內(nèi)的順利流轉(zhuǎn)和處理，相當(dāng)于給審批過程訂了一個框架，每個節(jié)點審批人可以按照崗位、角色、部門、領(lǐng)導(dǎo)、候選人、表單中的字段、職務(wù)等多種方式進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)劃選擇，流程按照既定路線一步步走下來，當(dāng)前節(jié)點未辦理完成，下一節(jié)點的審批人便看不到此審批文件，從而避免審批過程中的多頭沖突，滿足工作流程的剛性管理需求。
而且OA軟件精益求精，有些OA廠商能夠提供流程更加個性的展現(xiàn)方式，例如九思軟件采用B/S圖形化流程編輯器，支持從設(shè)計到維護(hù)的全程圖形化，讓審批過程所見即所得，更加透明化。
2、 責(zé)任追蹤 防止扯皮
責(zé)任不明確，相互扯皮推諉是行政審批展現(xiàn)不斷拉長的又一主因。傳統(tǒng)的審批方式具有高度的隱蔽性，多個中間環(huán)節(jié)也許僅是一個點頭、一句贊同，往往最后追究起來查無考證，造成責(zé)任流產(chǎn)。
OA系統(tǒng)正好解決了審批過程中這一扯皮現(xiàn)象。OA工作流具有痕跡保留功能，處理過的流程節(jié)點以不同的顏色標(biāo)識，以流程日志的方式顯示每個節(jié)點接收意見和處理的時間。每個中間審批人的處理狀態(tài)均已文字的形式儲存在OA系統(tǒng)中，既避免了工作遺漏又明確了指責(zé)指向，更起到了有效監(jiān)督的作用，從而在根本上提到行政審批效率。
3、 連鎖效應(yīng) 節(jié)約審批時間
行政審批效率低下的原因除了審批人的主觀因素外，還包括一些客觀因素，如歷史資料的調(diào)用難問題。政府及組織在發(fā)展過程中產(chǎn)生許許多多的文件、公文、合同等資料，而一個流程的審批往往需要繁多的資料憑證，因此搜集資料的過程成為時間的又一消耗因素。
OA特設(shè)的流程關(guān)聯(lián)功能，可通過子流程進(jìn)行流程與流程之間的關(guān)聯(lián)，在子流程中可以鏈接到主流程，在主流程中可以鏈接到所有相關(guān)的子流程。例如一個員工提交報銷申請的流程，OA系統(tǒng)便能夠自動調(diào)取其之前的采購申請單等單據(jù)，而無需二次尋找，節(jié)省大量時間成本。
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九思軟件具有“中國電子政務(wù)優(yōu)秀解決方案”之稱，其政務(wù)協(xié)同OA解決方案為政府部門建立一套全員使用的、基于網(wǎng)絡(luò)的協(xié)同OA辦公系統(tǒng)，幫助組織實現(xiàn)實時化、網(wǎng)絡(luò)化、協(xié)作化、規(guī)范化組織管理模式的改進(jìn)。
