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IT規(guī)劃
IT programming

OA系統(tǒng)不僅可實現(xiàn)企業(yè)公文的收/發(fā)自動化管理,還可自動進行流程跟蹤、催辦、查辦,并可歸類存檔、檢索。

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OA公文管理子系統(tǒng),美柚信息辦公執(zhí)行力提升的參考建議

       公文是企業(yè)處理各項辦公事務(wù)最常用的辦公需求。OA系統(tǒng),相比較于傳統(tǒng)企業(yè)公文管理的冗雜、繁瑣及執(zhí)行力缺失等現(xiàn)狀,不僅可實現(xiàn)企業(yè)公文的收/發(fā)自動化管理,還可自動進行流程跟蹤、催辦、查辦,并可歸類存檔、檢索。

       廈門美柚信息科技有限公司,是一家專注為女性服務(wù)的互聯(lián)網(wǎng)公司。秉承“讓女人更美更健康”的理念,美柚以經(jīng)期管理為切入點,為女性提供備孕、懷孕、育兒、社區(qū)交流等功能服務(wù)。

       九思軟件根據(jù)美柚信息實際情況,綜合分析認為,通過OA系統(tǒng)不僅可使得企業(yè)公文實現(xiàn)自動化收/發(fā)管理,而且還可有效跟蹤公文進度、催辦及監(jiān)督公文流轉(zhuǎn),有效跟蹤公文進展及歸類、檢索,確保公文安全與企業(yè)執(zhí)行力的落實。并為其提出了如下美柚信息OA公文管理子系統(tǒng)規(guī)劃參考方案建議:

       公文文檔生成:根據(jù)企業(yè)公文的書寫規(guī)范,制作相應(yīng)文檔,并通過企業(yè)OA系統(tǒng)中針對公文的特殊處理,生成特定的公文文檔。

       公文發(fā)送:根據(jù)文件審核、批示、流轉(zhuǎn)繁多的特點,OA公文管理系統(tǒng)采用發(fā)文列表自定義,發(fā)文流程自定義,滿足不同發(fā)文管理。通過流程綁定,靈活組織流轉(zhuǎn)批閱和并發(fā)批閱,擬稿、核稿、簽發(fā)、蓋章、發(fā)布、存檔、查詢等處理,并在流轉(zhuǎn)過程中嚴格進行審批控制,系統(tǒng)對公文的流轉(zhuǎn)過程進行監(jiān)督,保證了公文流轉(zhuǎn)各個階段的可控性。

       公文發(fā)送登記:用戶將排好版的文件登記入企業(yè)OA電子公文傳輸交換系統(tǒng)中,并記錄公文要素信息。完成相關(guān)公文信息的錄入,并把待蓋章的文件上傳到服務(wù)器。蓋章加密成功,根據(jù)具體公文選擇收文單位,并可設(shè)定每一個收文單位的可打印份數(shù)進行發(fā)送。

       公文回執(zhí)管理:OA系統(tǒng)能對已經(jīng)發(fā)送的公文文件進行跟蹤,通過回執(zhí)管理,文件發(fā)送人可以很好地掌握文件的處理狀態(tài)。如對方是否收到公文,是否已經(jīng)簽收處理并且可方便的統(tǒng)計出接收單位的簽收情況。

       文公文接收管理:公文到達后,收文登記人選擇公文類別,登記公文,送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審核、復(fù)核等工作,然后由辦公室進行發(fā)文登記、編號、套頭、蓋章,并進行文件的發(fā)放等工作,最后由公文管理員對辦結(jié)公文進行歸檔。對于不符合要求的來文,可以進行退文處理,退文時需要填寫退文理由。

       公文檔案管理系統(tǒng):包括對電子文件、電子檔案及實體檔案、單位來文和發(fā)文進行統(tǒng)一管理,老舊檔案管理的歷史數(shù)據(jù)歸檔文件數(shù)字化等,便于文件的跟蹤、查詢、管理。

       九思軟件OA公文管理子系統(tǒng)的建立,在實現(xiàn)美柚信息收/發(fā)文管理自動化的同時,通過公文的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、申請、批復(fù)、查辦、歸檔亦可加強了對企業(yè)公文的有效監(jiān)管。助力美柚信息科技有限公司打造更規(guī)范、合理,有序、高效的公文管理,推動企業(yè)信息化建設(shè)。

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