一、清醒認識OA
OA辦公系統(tǒng)與其他HR、財務軟件相比，應用范圍涉及全員。OA辦公系統(tǒng)的真正應用，實際上是一場工作模式和管理機制的改革。CIO在OA選型的過程中，要清醒地認識到， OA辦公系統(tǒng)成功應用不是一蹴而就，實現(xiàn)某個部門的全部需求，持續(xù)深入的推廣應用，需要調(diào)動眾部門的積極性，協(xié)同作戰(zhàn)性。因此，OA辦公系統(tǒng)的選型也要基于全員去安排需求調(diào)研、產(chǎn)品選型、應用推廣和集成整合。
二、OA核心需求壓倒一切
OA軟件的應用范疇涉及到所有知識性員工，是全員信息化的第一臺階。我們初步認識到OA辦公系統(tǒng)的全員應用性之后，在提取OA的需求上自然著重把握全員核心需求。如果以通用性和經(jīng)常性兩個緯度對OA軟件的功能進行篩選的話，OA軟件的核心應用是：流程審批、協(xié)同工作、公文管理(國企和政府機關)、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計劃管理、項目管理、任務管理、會議管理、關聯(lián)人員、系統(tǒng)集成、門戶定制、通訊錄、工作便簽、問卷調(diào)查、常用工具(計算機、萬年歷等)。如果以給企業(yè)帶來價值大小的緯度對所有功能模塊評估的話，基本上遵循80：20定律，其中的工作流程模塊、協(xié)同工作模塊、項目管理模塊為企業(yè)帶來的了80%的價值，而其余的模塊帶來20%的價值。
對各部門匯集而來的OA需求做完減法之后，帶著OA核心需求，我們還要重點考察OA辦公系統(tǒng)的核心應用：工作流程，以及OA辦公系統(tǒng)的技術水準。
三、技術平臺直指JAVA
JAVA語言，以其跨平臺特性，面向?qū)ο筇匦?，安全特性引領著技術發(fā)展方向，并且通過把數(shù)據(jù)庫訪問，JAVA 組件和WEB技術等有機地集成在一起，特別適合于構建復雜的大中型集團應用，更好支持B/S 結構，保證系統(tǒng)具有很好的可擴展性，迅速在各類應用系統(tǒng)中得到廣泛應用與推廣，在OA領域的市場份額不斷擴大。
OA技術平臺的選擇與OA產(chǎn)品的成熟運轉(zhuǎn)、升級、擴展集成等緊密相關。從目前OA辦公系統(tǒng)的技術發(fā)展趨勢來看，已經(jīng)拋棄了過去的Domino、.NET，正在向JAVA技術平臺急速演變。像九思軟件、致遠協(xié)創(chuàng)等一開始就在OA技術上，占據(jù)了制高點，無疑也是對持續(xù)合作的客戶升級以及整合集成奠定了技術基礎。
四、關注廠商態(tài)度
OA軟件是涉及到全員使用的管理軟件，因此采購OA軟件與采購財務軟件、硬件設備不同，不是簡單的、一次性的買賣交易，而是持續(xù)一年甚至多年的管理變革、咨詢和人工服務，在這個過程中，需要持續(xù)不斷的與廠商互動，來解決實施、應用、推廣過程中遇到的各種需求變更、BUG處理、功能調(diào)整、軟件集成等等問題。
在持續(xù)出現(xiàn)的、紛繁復雜的問題面前，客戶如果面對的只是一個普通銷售人員或者普通實施人員，是無法調(diào)動整個組織進行資源協(xié)調(diào)和支持的，因此選擇產(chǎn)品的同時，也要重點考察OA廠商的態(tài)度，判斷他們是否重視你，選擇一個愛你的人，遠比選擇一個你愛的人重要。
而管理軟件領域內(nèi)，眾所周知的潛規(guī)則是：領導只參與和出席公司認為重要的項目選型，領導的級別越好，說明對你越重視，也意味著過程中遇到問題后，資源協(xié)調(diào)到位的可能性越大。
五、把控綜合成本 物有所值
OA辦公系統(tǒng)作為管理軟件與硬件不同，收回的價值不僅要看，刨去多少采購成本，更要看軟件應用，能夠為集團企業(yè)帶來多少潛在價值。大多數(shù)CIO在評估OA軟件的成本是，只是簡單的考慮到公司在OA軟件項目上的預算和供應商的報價，而忽視了OA軟件部署的軟硬件環(huán)境成本、軟件實施過程中參與人員的時間成本、培訓成本、將來的維護難度和服務成本、將來數(shù)據(jù)集成的開發(fā)成本、升級成本和數(shù)據(jù)遷移成本等等。
