對于企業(yè)來說，上OA的最終目的是管理需要，希望通過OA系統(tǒng)的應(yīng)用，達(dá)到企業(yè)管理上的某些目的。那么這個. . .
對于企業(yè)來說，上OA的最終目的是管理需要，希望通過OA系統(tǒng)的應(yīng)用，達(dá)到企業(yè)管理上的某些目的。那么這個過程就至少有四個階段：選型-實施-推廣-應(yīng)用。很顯然，廠商所承擔(dān)的和擅長的是實施，這個階段，OA系統(tǒng)對企業(yè)的管理效益還沒有發(fā)揮作用，真正發(fā)揮作用的階段，就是OA軟件在企業(yè)全員應(yīng)用階段是否能有效落地，真正提高整個組織的運營效率了。
據(jù)記者統(tǒng)計，在眾多OA廠商中，以高端廠商出面的九思軟件，在全員應(yīng)用階段做的不錯，企業(yè)成功應(yīng)用率幾乎100%。九思軟件的核心團(tuán)隊有著數(shù)十年的行業(yè)經(jīng)驗，成功服務(wù)過成千上萬個集團(tuán)客戶經(jīng)驗，在政府、軍工、金融、能源、電子等客戶信息化服務(wù)閱歷，早在05年，就帶領(lǐng)團(tuán)隊在中端、高端市場取得業(yè)內(nèi)第一的業(yè)績。那么，如何讓OA軟件的全員應(yīng)用階段有效落地，其中離不開以下幾條規(guī)則：
第一、有效培訓(xùn)
培訓(xùn)有四個方面：
1)對系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)：建議由軟件提供方進(jìn)行一對一的專門培訓(xùn)。因為系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統(tǒng)實施效果產(chǎn)生很大影響。只有掌握了這些知識，管理員才能在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時具備分析與處理的能力，以保證系統(tǒng)正常運行。
2）對應(yīng)用管理員的培訓(xùn)：建議軟件提供一對一的培訓(xùn)。應(yīng)用管理員的主要職責(zé)就是針對應(yīng)用管理模塊中有權(quán)限的部分，進(jìn)行內(nèi)容搭建。如工作流審批用的表單，公文用的發(fā)文模板等等。制作的時候一定要專業(yè)，了解全面，以保證以后企業(yè)中業(yè)務(wù)的正常流轉(zhuǎn)，沒有缺陷。
3)對領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn)：建議軟件廠商了解公司的職務(wù)體系，分為高層領(lǐng)導(dǎo)和中層領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn)。因為根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)級別不同，所既有的查閱，審批等等權(quán)限也各不相同。這樣才能使公司執(zhí)崗有序，層次分明。
4)對普通用戶的培訓(xùn)：建議按照職能部門有針對性的進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)最好采用解剖培訓(xùn)與解決運行中出現(xiàn)的問題交替進(jìn)行方式。這樣，有助于用戶更快地熟悉系統(tǒng)。
第二、有效運用
1) 規(guī)范工作流程，減少人為錯誤：
我們已經(jīng)定制開通的流程，最好按照OA上設(shè)定的流程來處理問題，這樣才能有效的配合工作，否做工作流就失去了意義，我們的工作也無章可循。
2) 要實現(xiàn)單位大量隱形知識資產(chǎn)的顯性化，知識沉淀、積累、分類、歸檔、分享和持續(xù)創(chuàng)新：
關(guān)于公告、制度、通報、通知等相關(guān)的事項，盡量不要用內(nèi)部郵件的方式來發(fā)送。因為這些公共性發(fā)文，需要存檔，或需要保留一段時間，有的甚至要一直保留（例如制度的發(fā)布），普通郵件接收方是隨時可以刪掉的。我們盡量用OA里公告通知功能發(fā)布這些信息，一般有發(fā)布權(quán)限的為行政部，有些內(nèi)容是董事長或總經(jīng)理秘書所能發(fā)不動，代表著董事長或總經(jīng)理的決議。
3) 提升流程運行速度，減少協(xié)作工作成本：
盡量不要通過OA傳遞和工作無關(guān)的大文件。這些文件在發(fā)送過程中，首先要傳送到服務(wù)器，如果操作人多的話，就會占用很多的網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)器資源，可能會影響到系統(tǒng)的運行速度，影響到正常的工作。
4) 隨時掌握業(yè)務(wù)情況, 實現(xiàn)實時的管理監(jiān)控。
每個業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人，都有對部門業(yè)務(wù)流程的管理監(jiān)控的權(quán)限。可對流程進(jìn)行監(jiān)控，以督促相關(guān)人員的工作事項。以保證業(yè)務(wù)高效運行。
第三、運行維護(hù)
日常運行維護(hù)中要做到：用戶有問題時系統(tǒng)管理員要及時解決，解決不了的及時與開發(fā)商的實施人員聯(lián)系。系統(tǒng)管理員要在不斷出現(xiàn)問題解決問題的循環(huán)中，逐步提高解決問題的能力，以保證OA系統(tǒng)的實施效果，等等。
現(xiàn)如今，OA產(chǎn)品已經(jīng)經(jīng)過了20多年的發(fā)展，而且在技術(shù)上處于領(lǐng)先地位。我們期待更多的企業(yè)的OA系統(tǒng)能在全員應(yīng)用階段有效落地，真正提高整個組織的運營效率。
