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溝通管理

溝通管理OA解決方案

       溝通管理是企業(yè)組織的生命線。管理的過程，也就是溝通的過程。通過了解客戶的需求，整合各種資源，創(chuàng)造出好的產(chǎn)品和服務(wù)來(lái)滿足客戶，從而為企業(yè)和社會(huì)創(chuàng)造價(jià)值和財(cái)富。企業(yè)是個(gè)有生命的有機(jī)體，而溝通則是機(jī)體內(nèi)的血管，通過流動(dòng)來(lái)給組織系統(tǒng)提供養(yǎng)分，實(shí)現(xiàn)機(jī)體的良性循環(huán)。溝通管理是企業(yè)管理的核心內(nèi)容和實(shí)質(zhì)。

       企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中，因工作協(xié)調(diào)、信息對(duì)稱、統(tǒng)一思想、下達(dá)指令等需要，存在大量面向內(nèi)、外部的溝通工作，過去只是簡(jiǎn)單的依賴電話、手機(jī)、電話會(huì)議，通訊成本居高不下，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的興起，開始進(jìn)入融合通訊階段，通過各種通訊工具的組合使用，對(duì)溝通進(jìn)行分類管理，從而大幅提升溝通效率。

       九思溝通OA解決方案配備了該系統(tǒng)助手、即時(shí)通訊、短信插件、外部郵件、協(xié)同工作、第三方即時(shí)通訊工具、視頻會(huì)議插件、論壇等各種溝通工具，并且在應(yīng)用過程中可以按照溝通的特點(diǎn)選擇使用，如系統(tǒng)信息的提醒可以采用該系統(tǒng)助手；幾秒鐘的信息對(duì)稱或者提醒，可用即時(shí)通訊和短信；幾分鐘的溝通可以用外部郵件和協(xié)同工作；幾十分鐘的溝通可以用視頻會(huì)議和論壇等，也可以對(duì)上述溝通工具進(jìn)行組合使用，從而達(dá)到溝通的低成本和高效性。

      在通訊手段方面，該OA系統(tǒng)提供了全系列的通訊工具，并且分類管理，解決了各種類型的通訊需要。

      在易用性方面，該OA系統(tǒng)系統(tǒng)中，只要能看到聯(lián)系人的地方，都可以隨時(shí)發(fā)起通訊溝通。

      在關(guān)聯(lián)性方面，該OA系統(tǒng)的各種溝通工具不但可以解決人與人通訊的需要；而且還可以作為消息引擎，與系統(tǒng)中的功能模塊，如工作流、知識(shí)地圖、信息中心、協(xié)同工作、論壇、新聞等等，進(jìn)行強(qiáng)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)與人通訊的需要。

                                          

       1、系統(tǒng)助手：可以開機(jī)免IE直接登錄OA、本地消息提醒、點(diǎn)擊消息直接轉(zhuǎn)處理應(yīng)用頁(yè)面，提高了用戶使用系統(tǒng)的便捷性和易用性。

       2、即時(shí)通訊：OA系統(tǒng)中配備了多種方式如在線感應(yīng)、流程中的反饋和催辦等方式。在線感知可以快速查看在線人員，隨時(shí)發(fā)起即時(shí)消息、短信、郵件、RTX、視頻會(huì)議進(jìn)行溝通協(xié)作；流程辦理中用戶也可以使用反饋和催辦和流程中的其他辦理人員進(jìn)行信息互通和加快流程的辦理效率。

       3、短信插件：通過短信插件用戶待辦的事項(xiàng)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)以短信的方式，將事件的大概提要發(fā)送用戶的手機(jī)上提醒用戶去及時(shí)查看辦理。防止用戶在沒有登錄OA系統(tǒng)或者外出時(shí)遺漏重要事情。員工之間也可以發(fā)起短信或群發(fā)短信。

       4、外部郵件：個(gè)人在日常工作中有可能會(huì)給外部的人員發(fā)送電子郵件或者接收外部人員發(fā)給我的電子郵件，郵件管理子系統(tǒng)提供基于Web的Email發(fā)送、閱讀和存儲(chǔ)、查找功能，并支持郵件轉(zhuǎn)協(xié)同?？梢詭椭鷤€(gè)人及時(shí)接收和處理其他信箱的電子郵件，做到對(duì)自己所有信箱的統(tǒng)一管理，提高了個(gè)人處理個(gè)人事務(wù)的效率。

       5、協(xié)同工作：是該系統(tǒng)柔性協(xié)作流程的具體應(yīng)用。日常工作中，80%的事項(xiàng)，都需要與同事協(xié)作完成、與其他部門協(xié)調(diào)資源、或者向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行請(qǐng)示匯報(bào)；80%的工作都處于開放的環(huán)境，如特殊請(qǐng)求、突發(fā)事件、臨時(shí)匯報(bào)、項(xiàng)目協(xié)作、活動(dòng)組織、意見征集、溝通協(xié)調(diào)等等，因此，通過柔性協(xié)作流程的使用，員工可以很便捷的實(shí)現(xiàn)與其他同事的頭腦風(fēng)暴、分工協(xié)作、資源整合，并且可以通過自建模板和自建流程的使用，使得很多處于隨機(jī)和發(fā)散狀態(tài)的工作實(shí)現(xiàn)有序化、可跟蹤化、可追溯化，實(shí)現(xiàn)工作的敏捷性與有效性的統(tǒng)一。

       6、工作流程：是制度化剛性流程的具體應(yīng)用。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)和成長(zhǎng)過程中，逐步會(huì)沉淀下很多規(guī)章制度，其中包括各種紙質(zhì)表單、流程規(guī)范、數(shù)據(jù)規(guī)范、崗位說明、權(quán)限等，制度的形成、推廣和優(yōu)化過程，也是規(guī)范員工行為的過程，是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部協(xié)作分工的過程、是規(guī)范崗位操作、從人治向法制逐步進(jìn)步的過程。

       通過工作流軟件的實(shí)施和應(yīng)用，可以幫助企業(yè)規(guī)章制度和管理規(guī)范有效落地。

       通過工作流程的制度、表單和流程的集成，可以使得員工免除學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，輕松掌握和運(yùn)用企業(yè)的制度和流程，盡快融入企業(yè)中來(lái)盡快給企業(yè)帶來(lái)價(jià)值和效益。

       另外，員工根據(jù)需要調(diào)用工作流程引擎，實(shí)現(xiàn)各種審批，例如請(qǐng)假申請(qǐng)，報(bào)銷申請(qǐng)、信息發(fā)布審批、會(huì)議申請(qǐng)審批、車輛申請(qǐng)審批、帖子發(fā)布審批等等，電子化的表單加快了填寫、審批的速度，進(jìn)而提高了日常辦公的效率。

       7、第三方即時(shí)通訊工具：可以通過集成第三方的即時(shí)通訊軟件加強(qiáng)用戶對(duì)即時(shí)通訊方面的各種應(yīng)用，比如集成騰訊的RTX后用戶不光能使用到RTX的所有功能，而且可以實(shí)現(xiàn)和OA組織架構(gòu)的數(shù)據(jù)同步保證雙方的人員一致性，并且OA上要辦理的事項(xiàng)也也可以通過RTX給出相應(yīng)的提醒和點(diǎn)開直接辦理，豐富了用戶事務(wù)處理方式的多樣性。

       8、視頻會(huì)議插件：是一套專業(yè)的視頻會(huì)議系統(tǒng)，和OA系統(tǒng)集成后可以實(shí)現(xiàn)雙方組織架構(gòu)的統(tǒng)一，可以從OA系統(tǒng)發(fā)起一個(gè)視頻會(huì)議，OA中用戶要辦理的事項(xiàng)也會(huì)在視頻會(huì)議客戶端給予消息提醒并能點(diǎn)開進(jìn)行辦理。讓客戶在使用兩種專業(yè)的系統(tǒng)得同時(shí)也充分體驗(yàn)到兩之間的信息互通，提高了用戶的工作效率。

       9、論壇管理：為單位內(nèi)的工作人員提供非正式的溝通交流平臺(tái)。單位用戶可以根據(jù)本單位的實(shí)際需求設(shè)立多個(gè)討論板塊。板塊的設(shè)置需由管理員設(shè)置，授予其它人發(fā)布討論的權(quán)限，并設(shè)置討論區(qū)的版主，版主可對(duì)相應(yīng)的討論區(qū)進(jìn)行管理，可以發(fā)布公告，刪除、轉(zhuǎn)移帖子，設(shè)定精華、置頂帖子、設(shè)置禁止跟帖、禁止修改帖子等功能。用戶可通過本節(jié)描述的論壇管理子系統(tǒng)，將更好的利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)討論發(fā)布、信息交流、信息共享，達(dá)成共識(shí)等功能。

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