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溝通管理

溝通管理OA解決方案

       溝通管理是企業(yè)組織的生命線。管理的過程，也就是溝通的過程。通過了解客戶的需求，整合各種資源，創(chuàng)造出好的產品和服務來滿足客戶，從而為企業(yè)和社會創(chuàng)造價值和財富。企業(yè)是個有生命的有機體，而溝通則是機體內的血管，通過流動來給組織系統(tǒng)提供養(yǎng)分，實現(xiàn)機體的良性循環(huán)。溝通管理是企業(yè)管理的核心內容和實質。

       企業(yè)運營過程中，因工作協(xié)調、信息對稱、統(tǒng)一思想、下達指令等需要，存在大量面向內、外部的溝通工作，過去只是簡單的依賴電話、手機、電話會議，通訊成本居高不下，伴隨著互聯(lián)網技術的興起，開始進入融合通訊階段，通過各種通訊工具的組合使用，對溝通進行分類管理，從而大幅提升溝通效率。

       九思溝通OA解決方案配備了該系統(tǒng)助手、即時通訊、短信插件、外部郵件、協(xié)同工作、第三方即時通訊工具、視頻會議插件、論壇等各種溝通工具，并且在應用過程中可以按照溝通的特點選擇使用，如系統(tǒng)信息的提醒可以采用該系統(tǒng)助手；幾秒鐘的信息對稱或者提醒，可用即時通訊和短信；幾分鐘的溝通可以用外部郵件和協(xié)同工作；幾十分鐘的溝通可以用視頻會議和論壇等，也可以對上述溝通工具進行組合使用，從而達到溝通的低成本和高效性。

      在通訊手段方面，該OA系統(tǒng)提供了全系列的通訊工具，并且分類管理，解決了各種類型的通訊需要。

      在易用性方面，該OA系統(tǒng)系統(tǒng)中，只要能看到聯(lián)系人的地方，都可以隨時發(fā)起通訊溝通。

      在關聯(lián)性方面，該OA系統(tǒng)的各種溝通工具不但可以解決人與人通訊的需要；而且還可以作為消息引擎，與系統(tǒng)中的功能模塊，如工作流、知識地圖、信息中心、協(xié)同工作、論壇、新聞等等，進行強關聯(lián)，實現(xiàn)系統(tǒng)與人通訊的需要。

                                          

       1、系統(tǒng)助手：可以開機免IE直接登錄OA、本地消息提醒、點擊消息直接轉處理應用頁面，提高了用戶使用系統(tǒng)的便捷性和易用性。

       2、即時通訊：OA系統(tǒng)中配備了多種方式如在線感應、流程中的反饋和催辦等方式。在線感知可以快速查看在線人員，隨時發(fā)起即時消息、短信、郵件、RTX、視頻會議進行溝通協(xié)作；流程辦理中用戶也可以使用反饋和催辦和流程中的其他辦理人員進行信息互通和加快流程的辦理效率。

       3、短信插件：通過短信插件用戶待辦的事項系統(tǒng)會自動以短信的方式，將事件的大概提要發(fā)送用戶的手機上提醒用戶去及時查看辦理。防止用戶在沒有登錄OA系統(tǒng)或者外出時遺漏重要事情。員工之間也可以發(fā)起短信或群發(fā)短信。

       4、外部郵件：個人在日常工作中有可能會給外部的人員發(fā)送電子郵件或者接收外部人員發(fā)給我的電子郵件，郵件管理子系統(tǒng)提供基于Web的Email發(fā)送、閱讀和存儲、查找功能，并支持郵件轉協(xié)同?？梢詭椭鷤€人及時接收和處理其他信箱的電子郵件，做到對自己所有信箱的統(tǒng)一管理，提高了個人處理個人事務的效率。

       5、協(xié)同工作：是該系統(tǒng)柔性協(xié)作流程的具體應用。日常工作中，80%的事項，都需要與同事協(xié)作完成、與其他部門協(xié)調資源、或者向領導進行請示匯報；80%的工作都處于開放的環(huán)境，如特殊請求、突發(fā)事件、臨時匯報、項目協(xié)作、活動組織、意見征集、溝通協(xié)調等等，因此，通過柔性協(xié)作流程的使用，員工可以很便捷的實現(xiàn)與其他同事的頭腦風暴、分工協(xié)作、資源整合，并且可以通過自建模板和自建流程的使用，使得很多處于隨機和發(fā)散狀態(tài)的工作實現(xiàn)有序化、可跟蹤化、可追溯化，實現(xiàn)工作的敏捷性與有效性的統(tǒng)一。

       6、工作流程：是制度化剛性流程的具體應用。企業(yè)在經營和成長過程中，逐步會沉淀下很多規(guī)章制度，其中包括各種紙質表單、流程規(guī)范、數(shù)據規(guī)范、崗位說明、權限等，制度的形成、推廣和優(yōu)化過程，也是規(guī)范員工行為的過程，是實現(xiàn)內部協(xié)作分工的過程、是規(guī)范崗位操作、從人治向法制逐步進步的過程。

       通過工作流軟件的實施和應用，可以幫助企業(yè)規(guī)章制度和管理規(guī)范有效落地。

       通過工作流程的制度、表單和流程的集成，可以使得員工免除學習和培訓，輕松掌握和運用企業(yè)的制度和流程，盡快融入企業(yè)中來盡快給企業(yè)帶來價值和效益。

       另外，員工根據需要調用工作流程引擎，實現(xiàn)各種審批，例如請假申請，報銷申請、信息發(fā)布審批、會議申請審批、車輛申請審批、帖子發(fā)布審批等等，電子化的表單加快了填寫、審批的速度，進而提高了日常辦公的效率。

       7、第三方即時通訊工具：可以通過集成第三方的即時通訊軟件加強用戶對即時通訊方面的各種應用，比如集成騰訊的RTX后用戶不光能使用到RTX的所有功能，而且可以實現(xiàn)和OA組織架構的數(shù)據同步保證雙方的人員一致性，并且OA上要辦理的事項也也可以通過RTX給出相應的提醒和點開直接辦理，豐富了用戶事務處理方式的多樣性。

       8、視頻會議插件：是一套專業(yè)的視頻會議系統(tǒng)，和OA系統(tǒng)集成后可以實現(xiàn)雙方組織架構的統(tǒng)一，可以從OA系統(tǒng)發(fā)起一個視頻會議，OA中用戶要辦理的事項也會在視頻會議客戶端給予消息提醒并能點開進行辦理。讓客戶在使用兩種專業(yè)的系統(tǒng)得同時也充分體驗到兩之間的信息互通，提高了用戶的工作效率。

       9、論壇管理：為單位內的工作人員提供非正式的溝通交流平臺。單位用戶可以根據本單位的實際需求設立多個討論板塊。板塊的設置需由管理員設置，授予其它人發(fā)布討論的權限，并設置討論區(qū)的版主，版主可對相應的討論區(qū)進行管理，可以發(fā)布公告，刪除、轉移帖子，設定精華、置頂帖子、設置禁止跟帖、禁止修改帖子等功能。用戶可通過本節(jié)描述的論壇管理子系統(tǒng)，將更好的利用現(xiàn)代化網絡資源，實現(xiàn)討論發(fā)布、信息交流、信息共享，達成共識等功能。

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